Поиск ответа по базе
46 мин→1 мин
с источником и датой, вопросы, где бот ответил сам
Кейс · Кадровое агентство · База знаний с ИИ
Бот нашел письмо 2024 года за 4 секунды и одно письмо, которое юрист поправил в ответе
Кадровое агентство в Вологде подбирает бухгалтеров, кладовщиков и продажников для местных компаний. Рекрутеры ищут ответы клиентам в Трудовом кодексе, в старой почте и у внешнего юриста. Мы собрали это в Telegram-бота, который отвечает с источником и датой. Поиск стал быстрым, а первая ошибка пришла из старой переписки: в базу попало письмо, но не поправка юриста к нему.
- Ниша
- Кадровое агентство, 3 рекрутера и внешний юрист
- Город
- Вологда и Череповец
- Канал
- Telegram-бот для сотрудников
- Внедрение
- 17 августа - 31 августа 2026
- Пакет
- Старт, 24 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и после, по журналу вопросов
Часы рекрутеров на поиск
40 ч→16 ч
в месяц
Ответил сам, без юриста
0%→66%
38 из 58 вопросов
Договоров с работодателями
14→15
за 30 дней, почти без изменений
46 минут, чтобы ответить на один вопрос клиента
Агентство работает с компаниями Вологды и Череповца: производства, склады, торговые дома, автосалоны. Чаще всего ищут бухгалтеров, кладовщиков и менеджеров по продажам. Три рекрутера ведут вакансии в Битрикс24, юрист Глеб Аркадьевич помогает на почасовой оплате.
Работодатель задает вопросы до договора и после: за сколько найдете, какая гарантия, можно ли главному бухгалтеру испытательный срок полгода, нужно ли бумажное согласие кандидата. Ответы на большинство уже давали, многие еще в 2024 году, но они лежат в почте за три года, в папке с условиями и в голове директора.
Вопросы похожи из года в год. Автосалоны в Череповце спрашивают про гарантию замены продавца, склады про испытательный срок кладовщика, производства про главных бухгалтеров и про то, можно ли посмотреть кандидата до того, как он уволится с прежнего места. Последний вопрос самый опасный: он упирается в согласие кандидата и персональные данные.
46 минв среднем на поиск ответа
52вопроса за 30 дней до запуска
40 чрекрутеров в месяц на поиск
3 годапереписки в общей почте
«Я помню, что мы кому-то уже отвечали про главбуха на производство. Кому и когда - не помню. Ищу по слову «бухгалтер» в почте, там 900 писем. Проще позвонить Глебу Аркадьевичу, а это час его работы за наш счет.»
Ульяна, рекрутер
Директор, Василиса Андреевна, хотела помощника для своих, бот для клиентов ей был не нужен: чтобы рекрутер за минуту видел, что агентство уже отвечало и что говорит закон. Клиенту отвечает по-прежнему человек.
Дни 1-1017-26 августа
Шесть тем, три источника и дата у каждого
Начали с журнала: Ульяна и Таисия месяц записывали каждый вопрос, на который искали ответ. Вышло 52 вопроса от 31 клиента. Шесть тем дают 49 из 52, или 94%.
Под эти темы собрали базу из трех частей. Трудовой кодекс и закон о персональных данных разбили на статьи, у каждого фрагмента дата редакции. Из почты взяли 410 писем клиентам с ответами по существу, у каждого дата отправки. Третья часть - позиции агентства, которые юрист и директор записали в Google Документ.
ВопросРекрутер пишет боту в Telegram, как спросил бы коллегу.
ПоискСтатьи закона с датой редакции, письма клиентам, позиции агентства.
ОтветНорма, позиция агентства, прошлое письмо, у каждого источник и дата.
ЮристСпоры, ГПХ вместо трудового, иностранцы - бот не отвечает, а передает Глебу Аркадьевичу.
Позиции агентства оказались самой спорной частью. Закон отвечает, что можно. Клиенту важнее, что советует агентство, и тут у директора и юриста не всегда совпадало мнение.
Письма отбирали фильтром: ответы клиентам по существу, без коротких «спасибо» и пересылок. Фильтр выглядел безобидно, через неделю он нас подвел.
Дни 11-1827 августа - 3 сентября
40 вопросов из журнала и первые дни в Telegram
Прогон сделали на всех 52 вопросах журнала, правильные ответы заранее написал юрист. В первом круге верно 31. Бот давал статью закона без позиции агентства и отвечал по старой редакции, если письмо было свежее статьи. Когда поменяли порядок источников, верных стало 46 из 52.
Шесть промахов второго круга похожи друг на друга: деньги кандидата на испытательном сроке и увольнение до конца испытания. Бот находил статью и отвечал сам, хотя такие вопросы юрист хотел видеть каждый. Формулировки дожимать не стали, Глеб Аркадьевич предложил запрет: если в вопросе зарплата или увольнение кандидата, бот только собирает факты и передает ему. ГПХ и иностранцев он передавал правильно с первого круга.
Бота открыли рекрутерам 31 августа. В четверг, 3 сентября, Ульяне позвонила Регина, директор по персоналу производства «Лугань-Продукт»: за сколько найдете главного бухгалтера, оклад 75 000. Ульяна спросила бота. Через 4 секунды он показал апрельское письмо 2024 года похожему клиенту и условия агентства 2026 года.
Письмо 2024 года подошло почти дословно: 3-5 недель, первые кандидаты через 10 дней. Ульяна собрала ответ Регине за 6 минут и завела сделку в Битрикс24.
Дни 23-248-9 сентября
Согласие по телефону: письмо, которое юрист поправил в ответе
Во вторник, 8 сентября, Ульяне позвонил кандидат на главного бухгалтера для «Лугань-Продукт». Он работает у конкурента Регины, и ему уже сказали, что его резюме лежит у нее на столе. Письменного согласия на передачу резюме он не давал, только сказал по телефону «можно показать».
Ульяна отправила три резюме накануне, потому что так ответил бот. На вопрос «кандидат согласился по телефону, можно отправлять резюме?» он нашел письмо агентства клиенту от марта 2025 года: устного согласия достаточно, если резюме уходит одному работодателю. Норму 152-ФЗ бот тоже показал, но ниже, а письмо подходило к вопросу почти дословно.
Письмо было ошибкой с самого начала. Через два дня после него Глеб Аркадьевич ответил в той же ветке: нужно письменное согласие, отдельным документом. Рекрутер переслал его поправку клиенту одной строкой «уточнение ниже». При сборке базы такие короткие пересылки фильтр отсеял. Ошибка в базу попала, поправка нет.
Кандидат снял свою кандидатуру и пообещал жалобу в Роскомнадзор. Глеб Аркадьевич два часа готовил ему письменный ответ с извинениями агентства, это 6 000 ₽ по его ставке. Жалобы так и не было. Двум другим кандидатам Таисия в тот же день отправила согласие на подпись, оба подписали.
Как исправили: письмо живет вместе с веткойПисьма лежат в базе веткой, вместе с ответами: если в ветке есть поправка юриста, бот показывает ее первой. Ветки с поправками нашлись еще в 17 письмах из 410, их пересобрали. На вопросы про персональные данные бот сначала дает норму 152-ФЗ, а прошлое письмо только как пример с датой. Если письмо противоречит норме, бот показывает оба и отдает вопрос человеку.
30 дней31 августа - 29 сентября
Минута на поиск, а договоров столько же
Сравниваем журнал вопросов за 30 дней до запуска и 30 дней с ботом. Время считаем от вопроса рекрутера до ответа, который можно отправить клиенту.
| Вопросы рекрутеров | 18 июля - 16 августа | 31 августа - 29 сентября |
|---|---|---|
| Вопросов, где нужен поиск | 52 | 58 |
| Поиск ответа | 46 мин | 1 мин, если бот ответил сам |
| Ответил сам, с источником | - | 38 из 58 (66%) |
| Ушли к юристу | 27 | 20 |
| Часы рекрутеров на поиск | 40 ч | 16 ч |
| Договоров с работодателями | 14 | 15 |
Синяя линия - вопросы, на которые бот ответил сам. 20 вопросов юристу в график не вошли: там время прежнее, около 46 минут, потому что ответ пишет человек. После исправления бот показывает письмо вместе с веткой, а ГПХ по-прежнему сразу отдает юристу.
Договоров 15 против 14, это обычный разброс месяца. Клиент получает ответ за час вместо половины дня, но решение о подборе принимает так же: через бухгалтерию и директора. Воронка в Битрикс24 на 29 сентября выглядит как в августе: дальше запроса 26 вакансий, за месяц до старта было 25.
Регина из «Лугань-Продукт» осталась клиентом, несмотря на историю с кандидатом. 15 сентября ей показали трех новых кандидатов, у каждого подписанное согласие лежит в сделке. Двоих она позвала на собеседование, и это единственная сделка месяца, где агентство заранее знало, как ответит на любой ее вопрос: все они уже были в базе.
Итоги в рабочем чате директор попросила одной строкой. Одной не вышло.
Окупаемость по часам рекрутеров
Деньги в этом кейсе - часы. Рекрутеры перестали рыться в почте за три года, и эти часы стоят ровно столько, сколько агентство за них платит.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Поиск ответов до и после | 40 ч и 16 ч в месяц |
| Освободилось | 24 ч в месяц |
| Час рекрутера с взносами | 480 ₽ |
| Экономия | 11 520 ₽ в месяц |
| Модель, хранение базы, бот | 3 400 ₽ в месяц |
| Внедрение, пакет «Старт» | 24 900 ₽ разово |
| Окупаемость | около 13 недель |
Часы юриста считаем отдельно: он работает почасово, и в сентябре ему звонили реже, счет пришел за 20 вопросов против 27 в августе. Два часа на ответ кандидату, 6 000 ₽, отодвигают окупаемость примерно на три недели.
Почему бот пишет дату у каждого источника
Для базы по закону мы с самого начала хранили дату редакции у каждой статьи: Трудовой кодекс меняется несколько раз в год. После сентября дату получили и все остальные документы, и это оказалось важнее.
У нормы закона бот пишет статью, часть и редакцию: «ст. 70 ТК РФ, ред. на 2026». У позиции агентства - дату решения и кто его принял, позиции меняются чаще закона. У прошлого письма - дату отправки, клиента и всю ветку с ответами юриста: письмо без продолжения может оказаться ошибкой, которую потом поправили.
Если письмо противоречит норме или свежей позиции, бот показывает оба источника и отдает вопрос человеку, а не выбирает сам.
В конце сентября Таисия задала боту тот самый вопрос: «кандидат согласился по телефону, можно отправлять резюме?». Сверху теперь поправка Глеба Аркадьевича от марта 2025 года, под ней старое письмо с пометкой «исправлено в ветке». Ульяна сделала скрин и без подписи закрепила его в общем чате рекрутеров.
Вопросы и ответы
Бот отвечает клиентам напрямую?
Нет. Он помощник рекрутеров в Telegram. Клиенту отвечает человек, проверив источник и дату.
Откуда бот знает, какая редакция закона действует?
У каждой статьи в базе дата редакции. Когда закон меняется, мы обновляем фрагмент, а старый оставляем с пометкой, чтобы бот мог объяснить, почему в письме 2024 года было иначе.
Что бот не отвечает сам?
ГПХ вместо трудового договора, иностранных кандидатов, споры о зарплате и увольнении. На такие вопросы он пишет, что передает юристу, и прикладывает похожие ответы из базы.
Можно ли загрузить всю почту агентства?
Мы взяли 410 писем с ответами по существу и убрали из них персональные данные кандидатов. Переписку о конкретных людях в базу не кладем.
Как не повторить историю с согласием?
Класть в базу письма веткой, вместе с ответами юриста, и не отсеивать короткие пересылки. На вопросы про закон бот отвечает сначала нормой, а письмо показывает только примером с датой.
Сколько писем нужно, чтобы бот находил прошлые ответы?
Здесь хватило 410 писем за три года с ответами по существу. Важнее, чтобы каждое письмо лежало вместе со своей веткой и датой.
Кто следит за базой после запуска?
Таисия раз в месяц сверяет позиции агентства с шаблоном договора в Битрикс24, а новые письма с поправками юриста попадают в базу каждую ночь.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите 30 вопросов, которые рекрутеры задают юристу и друг другу, и папку с условиями для клиентов: покажем, где в ней лежат устаревшие файлы и на сколько вопросов база ответит с датой источника.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.