Бухгалтер закрыла тетрадь должников, а просрочка упала вдвое

День 120 августа, чт

День 1: тетрадь Антонины Петровны на 46 фамилий

Дилер продает гибкий камень, стеновые панели МДФ и SPC, клей и грунт. Покупают отделочные бригады, строительные магазины Курска и области, дизайнеры. Почти всем отгружают с отсрочкой 14-30 дней.

Долги вела бухгалтер Антонина Петровна. В тетради - фамилии, суммы и даты звонков. Раз в неделю она выгружала из 1С неоплаченные накладные, сверяла с выпиской и звонила.

Август для дилера - разгар сезона. Бригады доделывают летние объекты, магазины области берут песчаник под осенние фасады и балконы, отгрузок больше, чем зимой, почти вдвое. Вместе с отгрузками растут и долги: отделочник, который в июле взял камень под коттедж в Медвенке, платит, когда заказчик примет работу, а это может растянуться на месяц.

«Звонить людям про долги - самое нелюбимое. Половина говорит «уже оплатили», и я иду проверять. А пока проверяю, звонить уже поздно.»

Антонина Петровна, бухгалтер

Кто покупает в долг

• Отделочные бригады: берут камень под объект и платят, когда рассчитается заказчик.
• Строительные магазины области: держат на полке 3-4 цвета песчаника и клей, оплачивают по мере продаж.
• Дизайнеры и мастерские интерьеров: заказывают панели SPC и сланец под конкретную квартиру.

Владелец Серафим Ильич боялся другого: что напоминания распугают покупателей. Отделочник, на которого надавили, легко уйдет к соседнему складу.

Дни 2-321-22 августа

Дни 2-3: почему не платят 46 покупателей

Мы прошли по всем 108 просроченным накладным и записали причину по словам самих покупателей и по выписке.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Шесть причин покрывают 93% накладных, 100 из 108. Чаще всего просто забыли: напоминания не было, у отделочника в голове пять объектов. Дальше - ждут денег от своего заказчика. На третьем месте 12 накладных, которые оплачены, но не разнесены: покупатель закрыл несколько накладных одним платежом.

Что выяснилиАгенту нужно писать не всем подряд, а с учетом причины. Спорные поставки с боем камня и просьбы о рассрочке остаются людям.

Дни 4-723-26 августа

Дни 4-7: как агент читает 1С и банк

Каждое утро в 8:30 агент делает одно и то же. Порядок мы расписали по минутам, когда проверяли его на августовских данных.

1. 08:30Выгружает из 1С неоплаченные расходные накладные со сроком оплаты.
2. 08:32Забирает поступления банка за три дня и разносит их, в том числе сводные платежи на несколько накладных.
3. 08:35Для каждой просроченной накладной выбирает тон письма по дням просрочки и причине.
4. 08:40Кладет черновики Антонине Петровне на подтверждение, спорные и рассрочки отдает менеджеру.
5. 09:00После подтверждения письма уходят с ее почты, в 1С появляется событие у контрагента.

Самое трудное в сверке - назначение платежа. Отделочники платят с карты ИП, магазины с расчетного счета, и в назначении пишут что угодно: «за камень», «по счету от 4.08», «оплата за товар». Агент сначала ищет номер накладной, потом сумму, совпадающую с одной или несколькими открытыми накладными покупателя. Если подходят две комбинации, он сам не выбирает и кладет платеж Антонине Петровне с пометкой.

В письме всегда номер и дата накладной, что в ней было и сумма. Для гибкого камня - сколько упаковок: в упаковке пять листов 1 × 0,5 м, это 2,5 м². Покупатель сразу видит, о какой отгрузке речь.

1c.unf/sale⤢

Названия номенклатуры в 1С пришлось поправить: раньше камень назывался по артикулу поставщика, и в письме покупатель не узнал бы свою отгрузку. Теперь в названии цвет и упаковка.

1c.unf/items⤢

Дни 8-1027-29 августа

Дни 8-10: правила писем и комментарий владельца

Правила собрали в Google Документе: когда писать, каким тоном, что прикладывать и кому не писать вообще. Серафим Ильич читал его два вечера.

docs.google.com/document⤢

Его главный комментарий - про постоянных клиентов. Тем, кто берет у дилера больше трех лет, агент не пишет про претензию никогда. Копию любого письма получает владелец. Остальным на 15-й день просрочки предлагалось «деловое» письмо. Как оказалось, слишком деловое.

Дни 11-1330 августа - 1 сентября

Дни 11-13: 52 ситуации июля и августа

Для прогона взяли 52 реальные ситуации за июль и август: оплаты частями, сводные платежи, возвраты, спорные поставки. Антонина Петровна решала каждую сама, мы сравнивали ее решение с решением агента.

docs.google.com/spreadsheets⤢

С первого захода агент решил верно 30 из 52, чуть больше половины. Он не видел частичную оплату, писал покупателю со спорной поставкой и не разносил платеж, где в назначении перечислены три накладные. После правил по частичным и сводным оплатам повторный заход дал 47 из 52 совпадений с Антониной Петровной. Все пять расхождений - возвраты с корректировкой. Возвраты агент теперь не трогает вовсе, а показывает бухгалтеру.

День 142 сентября, ср

День 14: первые 23 письма и звонок Шумиловой

В среду утром агент подготовил 23 письма. Антонина Петровна подтвердила их за 20 минут, вместо обычного дня звонков.

web.telegram.org/a⤢

В 11:40 позвонила Шумилова, хозяйка магазина отделки на Карла Маркса. Она берет у дилера шестой год и получила письмо по накладной на 64 800 ₽ с фразой о «претензионном порядке». Срок оплаты по ней прошел пятнадцать дней назад. Для клиентки шестого года такой тон оказался оскорбительным, и она обиделась всерьез.

День 153 сентября, чт

День 15: тон переписали за день

Магазин Шумиловой в список «старше трех лет» не попал: в 1С у нее была новая карточка ИП с 2024 года. Серафим Ильич сам позвонил и извинился, деньги пришли на следующий день.

Тон переписали целиком. Первое письмо - короткое напоминание с номером накладной и предложением прислать платежку, если уже оплачено. Второе - с вопросом, к какой дате удобно. Слово «претензия» агент больше не пишет: это решает владелец.

Через пять дней письмо в новом тоне ушло мастерской интерьеров: 24 упаковки песчаника и 6 мешков клея на 86 280 ₽. Оплата пришла на следующий день, без звонка.

Дни 23-3511-23 сентября

Дни 23-35: Антонина Петровна не звонит

К середине сентября письма стали обычным делом. Агент готовил 4-6 черновиков в день, Антонина Петровна подтверждала их до 9:00 и звонила только тем, кто молчал после второго письма.

1c.unf/bank⤢

Деньги приходили в первые два-три дня после письма. Чаще всего покупатели отвечали коротко: «спасибо, забыли, оплатили». Двое попросили отсрочку на неделю, агент передал их Мартыну, и оба заплатили к обещанной дате.

Мартын поначалу ворчал: покупатели, которым пришло письмо, звонили ему, а не бухгалтеру. Через неделю привык и стал отвечать одной фразой: платежку пришлите на почту Антонине Петровне, она отметит. Магазины области, которые раньше платили раз в месяц пачкой, стали гасить каждую накладную отдельно, по номеру из письма. Разносить такие платежи агенту проще всего.

Тяжелее всего шли долги бригад: их заказчики сами платят с задержкой. Агент спрашивал во втором письме, к какой дате удобно, и записывал ответ в событие у контрагента. Антонина Петровна видела в 1С, кто и когда обещал, без тетради.

«Я раньше в пятницу сидела с тетрадкой и телефоном до вечера. Теперь в пятницу я делаю зарплату.»

Антонина Петровна

День 431 октября, чт

День 43: 1 224 тыс ₽ вместо 2 630

Просрочка снизилась на 1 406 тыс ₽, это 53%. Серафим Ильич боялся, что покупатели уйдут, и смотрел продажи. За сентябрь дилер продал на 6,92 млн ₽, в августе было около 6,7 млн. Песчаник остался первым, 612 упаковок. Ни один из 46 должников не ушел к другому складу, хотя двое после писем стали брать меньшими партиями.

1c.unf/report/sales⤢

Цифры месяца Антонина Петровна прислала в чат сама, как только закрыла сентябрь в 1С.

web.telegram.org/a⤢

Есть и второй эффект, без строки в таблице: 1,4 млн ₽ оборотки дилер раньше закрывал кредитной линией, и это заметная сумма процентов, но считать ее честно можно только за квартал.

Вручную осталось то, что агенту не отдали: девять спорных поставок с боем камня, рассрочки и возвраты. Их по-прежнему ведут Мартын и Антонина Петровна, и в цифрах месяца это видно: просрочка по спорным поставкам почти не сдвинулась.

Тетрадь с 46 фамилиями Антонина Петровна так и не выбросила, она лежит в нижнем ящике стола. Последняя запись в ней сделана 2 сентября карандашом: «Шумилова - С. И. звонил сам, извинился». Ниже чистые страницы.

Вопросы и ответы