Просроченная дебиторка
2 786 тыс ₽→1 456 тыс ₽
998 тыс ₽ остатка у трех УК и закрытых кафе
Кейс · Дезинсекция и дератизация · ИИ-агент
Бухгалтер дезслужбы перестала звонить должникам, а первое письмо агента пришлось смягчить
Служба дезинсекции и дератизации в Самаре обслуживает по договорам 318 кафе, управляющих компаний, хостелов, школ и садов и к августу накопила 2 786 тыс ₽ просрочки. Агент сверяет выписку банка с актами в 1С УНФ и пишет должникам. Месяц дал минус 48% долга, жалобу хозяйки хостела и неделю, когда платежи казначейства сломали разнесение.
- Ниша
- Дезинсекция и дератизация, 318 договорных клиентов
- Город
- Самара
- Канал
- Яндекс Почта бухгалтерии
- Внедрение
- 22 июля - 4 августа 2026
- Пакет
- Бизнес, 49 900 ₽
- Замер
- просрочка на 3 августа и на 2 сентября
Клиентов с просрочкой
96→61
из 318 по договорам
Часы бухгалтера на долги
48 ч→12 ч
в месяц: разнесение, звонки, письма
Разнесение платежа
9 мин→45 сек
выписка против актов в 1С
2 786 тыс ₽ на 3 августа, 1 456 тыс ₽ на 2 сентября
За месяц работы агента просроченная дебиторка стала почти вдвое меньше. Просроченную дебиторку «Дезсервиса Кировского» мы сняли в 1С УНФ дважды: 3 августа, накануне запуска агента, и 2 сентября, через 30 дней его работы. Между этими датами фирма прошла самую плотную неделю года - подготовку школ и садов к 1 сентября.
| Что меряли | На 3 августа | На 2 сентября |
|---|---|---|
| Просроченная дебиторка | 2 786 тыс ₽ | 1 456 тыс ₽ |
| Клиентов с просрочкой | 96 | 61 |
| Часов бухгалтера на долги в месяц | 48 ч | 12 ч |
| Разнесение одного платежа | 9 мин | 45 сек |
Просрочка снизилась на 1 330 тыс ₽, почти вдвое (48%). Должников стало на 35 меньше. Для одного месяца это хорошо, но победой мы это не называем: 998 тыс ₽ из остатка держат десять клиентов, на которых письма не действуют.
Для бухгалтера заметнее другое. Раньше Флюра Ринатовна разносила каждый платеж руками: открывала выписку, искала акт по сумме и названию, сверяла с договором. Теперь агент приносит готовое разнесение, а она подтверждает.
Синяя линия в конце замера чуть приподнимается: это последняя неделя августа, когда пошли платежи казначейства и агент первые дни не умел их читать. Подробно - в разделе про сезон.
Дни 1-422-25 июля
Почему должают те, у кого травят крыс по договору
«Дезсервис Кировский» работает в Самаре с 2014 года: пять бригад дезинфекторов, диспетчер Олеся, бухгалтер и директор Жанна, которая сама ездит на сложные объекты. Частники платят бригадиру на месте, после обработки квартиры. Долги копят договорные клиенты, их 318.
Договор у всех похожий: ежемесячная дератизация и дезинсекция по СанПиН, акт в конце месяца, оплата за 5 банковских дней. Школы и сады платят по 44-ФЗ: до 7 рабочих дней после приемки, через казначейство.
«По средам я обзванивала должников. Полдня на телефоне, и каждый второй говорит: мы же платили. Иду в выписку, ищу. Нашла - извиняюсь. Не нашла - через неделю звоню снова.»
Флюра Ринатовна, бухгалтер
Первые четыре дня внедрения ушли на разбор. Флюра Ринатовна выгрузила 262 просроченных акта у 96 клиентов, и мы разложили их по типу клиента. Причина неоплаты у каждого типа оказалась своей, и одно письмо на всех не годилось.
Семь типов клиентов дают 249 из 262 актов (95%). Кафе и магазины чаще всего просто забывают: акт лежит в почте управляющего, а платит бухгалтер на аутсорсе. Управляющие компании платят, когда соберут с жильцов. Хостелы тянут до конца сезона. Школам напоминать бесполезно, они ждут казначейство.
Летом долг стал больным из-за препаратов. Инсектициды, родентициды и акарициды фирма покупает у дистрибьютора по предоплате. Под школьный сезон в июле взяли запас на 640 тыс ₽, а за июньские обработки клиенты еще не заплатили.
Разрыв Жанна закрыла овердрафтом. Задачу агенту сформулировали так: вернуть деньги тех, кто просто забыл, и не трогать тех, кто платит по своему графику.
День 728 июля
Правила писем: пени директор хотел видеть сразу
Все, что агенту можно и нельзя, уместилось в шесть пунктов Google Документа: когда акт просрочен, как разносить платежи, какие письма и кому не писать. Жанна прочитала его вечером 28 июля и оставила комментарий, который через неделю пришлось отменить.
Пункт 6.2 о пенях 0,1% в день есть в договоре у всех клиентов. За два года фирма их ни разу не взыскала, но Жанна хотела, чтобы должники о них помнили. Мы предупредили, что первое письмо с пенями читается как претензия, и договорились вернуться к этому после первых ответов.
Суммы актов агент сверяет с ценами из номенклатуры 1С. Если в акте 8 номеров по 3 200 ₽, а пришло 25 000 ₽, он не закрывает акт молча, а показывает бухгалтеру недоплату 600 ₽.
Дальше все решает тип клиента. Кафе и магазины агент ведет по лестнице из трех писем, каждое следующее строже. Управляющая компания получает одно сводное письмо в месяц со всеми домами сразу. Бюджетным учреждениям до конца их законных семи рабочих дней он не пишет вовсе. А если Жанна поставила в карточке 1С отметку «не напоминать», клиент для агента просто исчезает из рассылки.
Дни 9-1030-31 июля
70 июльских платежей: где агент разнес не так
Агент работает по расписанию, без отдельной программы и кнопок для бухгалтера.
ВыпискаВ 8:00 агент читает поступления из «Банк и касса» за прошлый день, наличные бригадиров тоже.
РазнесениеИщет акт по номеру в назначении, потом по ИНН и сумме. Частичную оплату ставит на самый старый акт.
ОчередьЧего не узнал, в том числе платежи казначейства, отдает бухгалтеру со ссылкой на платеж.
ПисьмаС 3-го дня просрочки пишет с ящика бухгалтерии на Яндекс Почте, акт во вложении.
СводкаВ 9:00 Жанне и Флюре Ринатовне в Telegram: что пришло, что разнесено, кому написано.
Прогон делали на 70 платежах июля, которые Флюра Ринатовна уже разнесла сама. Ее разнесение считали правильным ответом.
В первом проходе агент совпал с бухгалтером в 63 случаях. Он не узнал оплату с карты мужа предпринимательницы, закрыл целиком акт столовой, за который пришла половина, и не нашел акт по номеру счета на оплату. Во втором проходе совпало 69 из 70.
Один платеж агент не взял и со второго раза: 2 800 ₽ переводом от физлица без назначения. Флюра Ринатовна нашла его, только позвонив клиенту. Звонить агент не умеет, поэтому такие переводы остаются ей.
Дни 14-164-6 августа
Письмо за клопов, после которого сменили тон
Во вторник, 4 августа, агент разобрал первую выписку и к 10 утра отправил 41 письмо. Одно ушло хостелу на Галактионовской: акт за «обработка от клопов» в восьми номерах, 25 600 ₽, срок оплаты истек в конце прошлой недели.
Письмо было ровно таким, как записано в правилах: номер акта, сумма, срок и отдельный абзац про пени.
В 15:40 хозяйка хостела Аделина позвонила Флюре Ринатовне. Она третий год работает с фирмой и всегда платила вовремя, а июльский акт пропустила из-за отпуска. Первое напоминание за «обработка от клопов» вышло слишком жестким, и к вечеру тон переписали.
«Вы мне клопов два раза выводили, и оба раза я платила в тот же день. А тут пени, три дня на оплату. Как будто я от вас бегаю.»
Аделина, хозяйка хостела
- Первое письмо - без пеней: номер акта, сумма и просьба ответить датой платежа, если он уже ушел.
- Второе, на 10-й день, добавляет телефон бухгалтера.
- Третье, на 20-й день, с пунктом 6.2 о пенях, уходит только после кнопки Жанны в Telegram.
Аделина оплатила акт 6 августа. Остальные 40 адресатов первого утра на тон не жаловались, но после смены текста ответы стали другими: чаще приходило короткое «оплатим в пятницу», чем молчание.
Дни 34-4224 августа - 1 сентября
Школы заплатили, а 23 из них получили напоминание
Конец августа для дезинфекторов - главная неделя года. Перед приемкой школ и садов к 1 сентября нужно обработать подвалы, пищеблоки и территорию. В этом году фирма закрыла 46 таких объектов по 18 500 ₽, это 851 000 ₽ за неделю.
С 24 по 28 августа казначейство перечислило оплату за 41 школу и сад. Платежи приходят от УФК, а не от школы: название учреждения и номер контракта спрятаны в середине длинного назначения. Агент по правилам отправил все 41 в ручную очередь.
В обычный месяц таких платежей три, на них уходит пять минут. А в эту неделю Флюра Ринатовна закрывала акты по школам и к пятнице разнесла 18 платежей. Остальные 23 провисели выходные. В понедельник, 31 августа, агент увидел 23 акта с просрочкой больше трех дней и отправил первые письма.
1 сентября в 9:50, в разгар линеек, позвонила централизованная бухгалтерия района, которая ведет эти учреждения. Все 23 акта были оплачены 27 августа. Денег фирма не потеряла, но разговор был тяжелый: эта бухгалтерия влияет на то, кого позовут на следующие контракты.
Жанна извинилась звонком и письмом. Флюра Ринатовна два вечера разносила очередь вручную. Агент на это время перестал писать бюджетным клиентам совсем.
Исправили разбор УФК: теперь по номеру контрактаАгент научился читать платежи УФК: ищет в назначении номер контракта и ИНН учреждения. На августовских платежах проверили задним числом: 37 из 41 он разнес бы сам, 4 платежа без номера контракта по-прежнему разносит бухгалтер. Второе правило: пока в ручной очереди больше 10 платежей, бюджетным клиентам письма не уходят. Проверить его в деле можно будет только в середине сентября, когда казначейство переведет оплату за сентябрьские обработки садов.
Дни 43-442-3 сентября
998 тыс ₽, которые письмом не вернуть
На 2 сентября остаток долга распался на две группы, и обе письмами не лечатся.
Три управляющие компании должны 388 тыс ₽. Они читают письма, иногда отвечают и платят частями, когда соберут с жильцов. Семь кафе закрылись еще весной, их 610 тыс ₽ Жанна передала юристу. Вместе это 998 тыс ₽ из 1 456 тыс ₽ остатка.
Не изменилась и выручка, точнее, изменилась не из-за агента. За август фирма выставила актов на 2 874 тыс ₽ против 2 140 тыс ₽ в июле, на 34% больше. Это школьный сезон, он бывает каждый год.
Просрочка при этом упала, хотя актов стало больше. Итог месяца Флюра Ринатовна выложила в чат сама, а на следующее утро Жанна написала про препараты.
Окупаемость по часам бухгалтера, долг в нее не кладем
Вернувшиеся 1 330 тыс ₽ - деньги фирмы, которые пришли раньше. Новыми они не стали. Агента окупает время Флюры Ринатовны: сверка выписки, звонки и письма должникам.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Часы на долги в месяц | 48 ч до, 12 ч после |
| Освободилось | 36 ч в месяц |
| Час бухгалтера с взносами | 450 ₽ |
| Экономия в месяц | 16 200 ₽ |
| Модель, почта и сервер | 2 300 ₽ в месяц |
| Пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ |
| Окупаемость | около 15 недель |
По часам агент окупается небыстро, и Жанна это знала до старта. Ей было важнее другое: в сентябре она впервые с мая оплатила препараты с расчетного счета, без овердрафта. Сколько процентов по овердрафту это сберегло, Жанна посчитать не смогла: ставка у банка плавающая, а сумма каждый месяц своя.
Что из этих цифр не переносится на другой бизнес
- Половину долга держали забывчивые. 88 из 262 просроченных актов - кафе, где акт терялся в почте управляющего. Если ваши должники не платят, потому что денег нет, письма вернут заметно меньше.
- Замер попал на сезон. В августе актов на 34% больше обычного, и платежей для разнесения тоже. В спокойный месяц бухгалтер сэкономит меньше часов.
- Бюджетники - отдельная работа. Если у вас много школ, садов и больниц, агенту сначала нужно научиться читать платежи казначейства. Иначе он будет напоминать тем, кто уже заплатил.
- Управляющие компании не ускоряются. Их график оплаты зависит от сборов с жильцов, и письмо его не меняет.
Как прикинуть у себя: выгрузите из 1С просроченные реализации и пометьте у каждой причину, хотя бы по памяти бухгалтера. Акты с пометками «забыли» и «оплачено, но не разнесено» агент закрывает в первый месяц. Остальное - разговоры, и их никто не отменял.
Вопросы и ответы
Клиенты не обижаются на письма от агента?
Письма уходят с ящика бухгалтерии и подписаны бухгалтером, о том, что их готовит агент, клиент не догадывается по тексту. Обиделась одна клиентка, на первое письмо с пенями. После этого первое и второе письмо стали без пеней, а третье уходит только после кнопки директора.
Мы работаем со школами по 44-ФЗ. Агент разберется с казначейством?
После августа - да. Он ищет в назначении платежа УФК номер контракта и ИНН учреждения. Если номера контракта нет, платеж уходит бухгалтеру, а письма бюджетным клиентам ждут, пока ручная очередь не станет короче 10 платежей.
Бригадир взял наличные на объекте. Агент это увидит?
Увидит, если бригадир сдал деньги в кассу и в 1С появился приходный ордер. Агент читает кассу так же, как банк. Если наличные лежат у бригадира до пятницы, клиент может получить письмо, поэтому сдавать кассу теперь нужно в день оплаты.
Какой доступ к 1С нужен агенту?
Чтение банка и кассы, реализаций, контрагентов и номенклатуры. Записывает он только разнесение платежа, и его подтверждает бухгалтер. Проводки, цены и договоры агент не трогает.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите выгрузку просроченных реализаций из 1С: разберем, какая часть долга вернется письмом, а какая только разговором.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.