Выход новичка на план
7 нед→2 нед
группа А против группы Б
Кейс · Детская стоматология · База знаний с ИИ
Два набора новичков: один учился у старшей, другой у бота
Старший администратор детской стоматологии была уверена, что новеньких лучше учить самой. Мы сравнили июльский набор, который учился у нее, и сентябрьский, который спрашивал бота по регламентам клиники. Бот выиграл, но однажды ответил по чужой памятке, которую положили в папку с регламентами.
- Ниша
- Детская стоматология, 6 кресел
- Город
- Киров
- Канал
- Telegram, бот для сотрудников
- Внедрение
- 24 августа - 3 сентября 2026
- Пакет
- Рабочая база, 49 900 ₽
- Сравнение
- набор июля и набор сентября
Ответ на вопрос новичка
26 мин→7 сек
старшая между пациентами против бота
Записи первичных за первый месяц
52→68
на двух новичков, план 90
Часы старшей на вопросы
8 ч→2 ч
в неделю
Ольга против бота: зачем сравнивали два набора
Клиника в Кирове лечит детей с года до 17 лет: шесть кресел, восемь врачей, ортодонт и рентген на месте, анестезиолог по субботам. На ресепшене пять администраторов в две смены, записи и планы лечения ведут в Битрикс24. За год клиника нанимает четыре-шесть новых администраторов, потому что ресепшен выгорает быстрее врачей.
В августе главврач и владелица Галина Сергеевна позвала нас обсудить бота-наставника. На встречу пришла старший администратор Ольга. Она учит новеньких девять лет и была против.
«Девочка месяц спрашивает, потом перестает. Так все учились. Если бот ей неправильно скажет про наркоз, разбираться буду я, а не бот.»
Ольга, старший администратор
Спорить на словах не стали. В июле на ресепшен вышли двое новичков, Дарина и Вероника, и учились они по-старому, у Ольги. В сентябре клиника набирала еще двоих, к школьному потоку. Договорились сравнить два набора: группа А со старшей, группа Б с ботом. Мерить одно и то же: сколько первичных пациентов пара записала за первые 30 дней и когда вышла на план.
Вариант А: июльский набор и старшая между пациентами
Дарина и Вероника вышли 6 июля. Все вопросы они несли Ольге: в рабочий чат администраторов или прямо на ресепшен, пока та записывала маму с ребенком. Ольга отвечала, когда освобождалась.
26 минсреднее ожидание ответа
8 чв неделю Ольга отвечала новичкам
7 недельдо выхода на план
Опытный администратор записывает около 45 первичных пациентов в месяц. Июльская пара за первые 30 дней записала 52 вместо 90 по плану. Недобор 38 записей при среднем чеке первичного лечения 5 900 ₽ - это 224 200 ₽ выручки, около 85 тысяч валовой прибыли.
Куда уходили минуты, видно по самому чату. Ольга с июля просила новеньких писать вопросы туда, а не ловить ее у кресла. Мы выгрузили его с 6 июля по 23 августа: 247 переписок, 341 вопрос.
На 11 тем приходится 88%, то есть 300 из 341 вопроса. Первое место, 69 раз, - цены. На втором, 41 раз, седация и наркоз: родители боятся за ребенка и спрашивают про это еще до записи. Ответ на 9 тем из 11 был в документах клиники дословно, новички просто не знали, в каком из 14 файлов искать.
Что выяснилиЗапись теряется не потому, что новичок не умеет говорить с мамой. Он не знает ответа, говорит «я уточню и перезвоню», и мама звонит в другую клинику.
Дни 3-826-31 августа
Вариант Б: регламенты, пункт и дата в каждом ответе
Регламенты клиники писали разные люди в разные годы: 14 документов, около 180 страниц на Google Диске. Мы свели их в один сборник с единой нумерацией. У каждого пункта номер и дата редакции, и бот ставит их в конец ответа.
Галина Сергеевна оставила комментарий у раздела про седацию. Показания и противопоказания бот с администратором не обсуждает, даже если в документе про них есть строчка. Иначе мама потом цитирует регистратуру врачу.
Google ДискРегламенты, прайс и памятки. Раз в час бот забирает изменения.
НарезкаДокумент делится по пунктам, у куска номер пункта, название и дата редакции.
ПоискВопрос сравнивается с пунктами, берутся 3-5 самых близких.
ОтветТолько по найденным пунктам, с источником в конце.
ОльгаВопросы без источника, жалобы и скидки уходят ей в рабочий чат.
- Бот доступен только сотрудникам, родители ему не пишут.
- Диагнозов и советов по лечению нет: «решает врач на консультации».
- Записи в Битрикс24 создает администратор сам, иначе он не научится.
- Нет пункта в документах - вопрос уходит старшей.
Дни 9-101-2 сентября
Группа А против группы Б: как сравнивали и где сравнение хромает
Прежде чем пускать бота к новичкам, Ольга сама составила 18 контрольных вопросов: девять самых частых и девять самых опасных. Больше, сказала она, ей не придумать без повторов. К каждому написала свой ответ и пункт, на который бот обязан сослаться.
В первом прогоне с Ольгой совпала ровно половина, 9 ответов из 18. Бот называл седацию с двух лет, брался рассуждать про насморк перед наркозом и разрешал бабушке прийти без доверенности. После второй нарезки совпало 16. Скидки многодетным в клинике решают по ситуации, писать правило ради бота Галина Сергеевна не захотела, и эти два вопроса так и идут Ольге.
Сравнение держится на трех вещах. План у обеих пар один, 90 записей на двоих. Новичков выбирали по тем же объявлениям, без опыта в стоматологии. Ольга в обоих случаях на смене и отвечает тем, кто к ней пришел.
Хромает сравнение на сезоне. Июль в детской стоматологии тихий, сентябрь - осмотры к школе. Поэтому мы взяли журнал опытных администраторов: в сентябре они записали на 12% больше, чем в июле. Эту поправку применим к итогам.
Дни 11-153-7 сентября
Группа Б, первая неделя: седация, бабушка и Савва
3 сентября на ресепшен вышли Евгения и Маргарита. Доступ к боту им открыли в 9:00. За первый день было 34 вопроса, два ушли Ольге.
В понедельник, 7 сентября, Евгении позвонила мама четырехлетнего Саввы. Ребенок боится кресла, мама спросила про лечение во сне. Евгения не стала говорить «я уточню».
- Евгения пишет боту: «мама спрашивает, лечите зубы под седацией?»
- Ответ за 7 секунд: седация закисью азота, наркоз по субботам, сначала консультация. Ссылка: «Седация и наркоз», п. 3.2, ред. от 20.08.2026.
- Второй вопрос: что взять на консультацию. Бот называет выписку педиатра и памятку, п. 3.4.
- Евгения записывает Савву на консультацию стоматолога и анестезиолога. В Битрикс24 появляется сделка.
Ольга открыла пункт 3.2 и сверила: все как в регламенте, про противопоказания бот промолчал. Так проверку стала делать вся смена: ссылка превращает «бот сказал» в «написано в регламенте».
Дни 24-2816-20 сентября
Где вариант Б споткнулся: чужая памятка в папке регламентов
В начале месяца в клинику пришел новый анестезиолог из казанской сети. С собой он принес памятку для родителей: как готовить ребенка к наркозу, какие анализы сдать. Накануне его первого рабочего дня Галина Сергеевна положила файл в общую папку регламентов, чтобы не потерялся. Бот забирает изменения из этой папки раз в час и забрал памятку вместе с остальными.
В прежней клинике анестезиолога ребенка с анализами брали на наркоз в день консультации. Здесь так не делают никогда: по пункту 3.2 сначала отдельная консультация стоматолога и анестезиолога, лечение - в другую субботу. В памятке у файла дата 31.08.2026, свежее сборника, а слова ближе к вопросу «можно сразу на лечение?». Бот выбрал ее и честно поставил в ссылку.
В среду, 16 сентября, Маргарите позвонила мама трехлетней Вари из Кирово-Чепецка: у дочки четыре кариозных зуба, врач в поликлинике советовал наркоз. Бот ответил по памятке, и Маргарита записала Варю сразу на лечение в субботу. В субботу анестезиолог посмотрел карту, где не было ни консультации, ни осмотра, и отказал. Мама с ребенком ехали 30 километров зря.
Бот сделал ровно то, что должен: нашел текст, назвал источник и дату. Ошибка лежала в папке. Консультацию Варе не взяли, это 1 900 ₽, Галина Сергеевна извинилась сама. С начала сентября бот пять раз ответил по памятке, и еще двое детей стояли в записи сразу на лечение на следующую субботу. Ольга их обзвонила: одна семья перешла на консультацию, другая отказалась.
Поправили папку базы: бот читает только сборникПамятку убрали из базы в субботу, 19 сентября, через час после отказа. Бот теперь читает только сборник регламентов. Новый файл в папке он не индексирует, пока Ольга не перенесет его в сборник с номером пункта и датой. Если два источника расходятся, бот показывает оба и отправляет вопрос Ольге. По понедельникам он присылает ей десять пунктов, на которые чаще всего ссылался за неделю, и она сверяет их с врачами.
Порядок проверили через две недели: анестезиолог взял еще и среды, и Галина Сергеевна внесла это в сборник сама, не трогая папку. А понедельничный список нашел второй чужой файл: памятку ортодонта про пластинки из его прежней клиники, на нее бот сослался дважды.
30 дней3 сентября - 2 октября
Группа А против группы Б: первые 30 дней
Записи сравниваем за первые 30 дней каждой пары: с первого рабочего дня июльской пары и с 3 сентября у группы Б. Время ответа и нагрузку на Ольгу - за 30 дней до запуска бота и 30 дней после, с 4 августа по 2 сентября и с 3 сентября по 2 октября.
| Первые 30 дней | Группа А, июль | Группа Б, сентябрь |
|---|---|---|
| Записи первичных | 52 | 68 |
| Доля плана 90 | 58% | 76% |
| С поправкой на сезон | около 58 | 68 |
| Выход на план | 7-я неделя | 2-я неделя |
По ресепшену в целом разница такая:
| Вопросы новичков | Без бота | С ботом |
|---|---|---|
| Вопросов за 30 дней | 228, все Ольге | 377, все боту |
| Ожидание ответа | 26 мин | 7 сек |
| Ушло старшему администратору | 228 | 31 (8%) |
| Записи первичных за первый месяц | 52 | 68 |
| Время Ольги на вопросы | 8 ч в неделю | 2 ч в неделю |
Группа Б спрашивала больше, 377 вопросов против 228. Ольга объясняет просто: боту не стыдно задать один и тот же вопрос трижды. Ей самой ушел 31 вопрос, в основном жалобы и скидки.
На 2 октября в воронке 68 записей сентябрьских новичков: 44 оплачены, 7 лечатся, 6 на этапе плана, 11 ждут приема. Савва уже дважды лечился под седацией. Варя ходит на адаптационные визиты без седации.
Итоговый файл Галина Сергеевна открыла и первым делом спросила про сезон.
Что принес вариант Б
В таблице записи первичных пациентов за первый месяц двух новичков, по марже клиники. Часы Ольги туда не попали.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Записи за первый месяц, группа А и группа Б | 52 и 68 |
| Дополнительные записи | 16 |
| Средний чек первичного лечения | 5 900 ₽ |
| Дополнительная выручка | 94 400 ₽ |
| Маржа клиники | 38% |
| Валовая прибыль | 35 900 ₽ |
| Модель, хранилище, сервисы | 1 800 ₽ в месяц |
| Пакет «Рабочая база» | 49 900 ₽ |
| Окупаемость | около 6 недель |
Если вычесть сезон, сверху остается около 10 записей, и окупаемость растягивается до 10 недель. Эффект не ежемесячный: он возникает, когда на ресепшен приходит новый человек, а это четыре-шесть раз в год. Рядом с этими цифрами стоит держать консультацию Вари за 1 900 ₽ и семью, которая отказалась: это цена одной чужой памятки, которая три недели пролежала в папке базы.
Чего сравнение не доказывает
Две пары новичков - это четыре человека. Маргарита до клиники полгода работала в аптеке и с родителями говорить умела. Дарина из июльской группы ушла на третьем месяце по семейным причинам. На таких числах характер человека весит не меньше, чем бот.
Зато одно сравнение показало точно: время Ольги. Восемь часов в неделю превратились в два, и эти два - жалобы и скидки, то есть то, что действительно должна решать старшая.
«Я думала, бот будет учить их вместо меня. А он просто перестал отвлекать меня на то, что написано в папке.»
Ольга, старший администратор
Вопросы и ответы
Бот может дать администратору медицинский совет?
Нет. На вопросы о показаниях, противопоказаниях и лечении он отвечает, что это решает врач на консультации. Это правило главврача, его проверяли в прогоне отдельными вопросами.
Что будет, если в папку базы положат чужой документ?
Теперь ничего: бот читает только сборник регламентов, а новый файл ждет, пока старший администратор не перенесет его в сборник с номером пункта. До этого правила бот пять раз ответил по памятке из прежней клиники анестезиолога.
Родители могут написать этому боту?
Нет. Он доступен только сотрудникам клиники в Telegram, по списку.
Сколько времени у старшей уходит на сверку пунктов?
Около получаса по понедельникам. Бот присылает десять пунктов, на которые чаще всего ссылался за неделю, и Ольга сверяет их с врачами на утренней планерке. В первый же месяц так нашли второй отставший пункт.
Что делать, если новичок не согласен с ответом бота?
Переслать ответ Ольге в рабочий чат вместе с пунктом. За сентябрь так было четыре раза: в трех случаях прав оказался бот, в одном пункт регламента уточнили.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Соберем ваши регламенты и прайсы в базу, которой новые сотрудники пользуются с первого дня.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.