Просроченная дебиторка
3 375 тыс ₽→1 844 тыс ₽
из нее 1 120 тыс ₽ у девяти клиентов, которые не отвечают
Кейс · Бухгалтерские услуги для ИП и ООО · ИИ-агент
Главбух перестала обзванивать должников, а агент нашел оплату, которую она считала долгом
Бухгалтерская фирма в Саратове ведет учет 134 ИП и ООО и полтора года копила просрочку по своим же актам. Агент каждое утро сверяет выписку банка с реализациями в 1С УНФ, разносит сводные платежи и пишет клиентам вежливые напоминания. Одно напоминание оказалось лишним и стоило отзыва на Яндекс Картах.
- Ниша
- Бухгалтерские услуги, 134 клиента
- Город
- Саратов
- Канал
- Почта клиентов, напоминания с ящика фирмы
- Внедрение
- 3-17 августа 2026
- Пакет
- Бизнес, 49 900 ₽
- Замер
- просрочка на 16 августа и на 15 сентября
Клиентов с просрочкой
58→31
из 134 на обслуживании
Часы главбуха на долги
28 ч→6 ч
в месяц: сверка, письма, звонки
Сверка одного платежа
14 мин→40 сек
банк против актов в 1С
3 375 тыс ₽ долга у фирмы, которая считает чужие долги
Учет 134 клиентов, 58 ИП и 76 ООО, почти все на УСН: столько ведет эта саратовская бухгалтерская фирма. Обслуживание стоит от 5 500 ₽ в месяц для ИП до 32 000 ₽ для ООО на общей системе. Акт за месяц выставляется первого числа, оплата - до десятого.
Свои деньги фирма собирала хуже, чем считала чужие. На 16 августа просроченных актов было на 3 375 тыс ₽, при выручке около 1 860 тыс ₽ в месяц. Напоминала главный бухгалтер Ростислава, когда заканчивались чужие декларации.
3 375 тыс ₽просрочено на 16 августа
58клиентов с просрочкой
28 чв месяц на сверку и звонки
14 минна разнесение одного платежа
«Сдаю за клиента декларацию в последний день и вижу, что он мне должен за три месяца. Звонить в этот момент неловко, а потом забываешь. В итоге напоминаем тем, кого помним.»
Ростислава, главный бухгалтер
Директор Северина Павловна хотела не звонков, а порядка: чтобы каждый день было видно, кто оплатил, кто нет и кому уже написали. Учет фирмы ведется в 1С УНФ, выписку банк выгружает каждое утро.
Дни 1-53-7 августа
214 просроченных актов: треть уже оплачена или почти
Начали с каждого просроченного акта. Ростислава прошлась по списку и вспомнила, почему по нему не платят. Получилось 214 актов и семь причин.
Семь причин покрывают 95% актов, 204 из 214. 105 закрывает обычное письмо: акт не дошел или клиент привык платить раз в квартал. 37 актов на самом деле оплачены, но платеж не разнесен: пришел один на несколько компаний или без номера акта. 17 актов - устные отсрочки, которые давала директор.
Выписка банкаКаждое утро в 8:00 агент берет выписку из 1С: банк и касса.
РазнесениеСопоставляет платеж с реализациями по номеру акта, ИНН и сумме, собирает сводные.
ПросрочкаРеализации без оплаты после 10-го числа - в список на напоминание.
ПисьмоТри письма: на 3-й, 10-й и 15-й день просрочки, с актом во вложении.
СводкаВ 9:00 директору и главбуху в Telegram: кто оплатил, кому написали, кто молчит.
Правила письма и разнесения мы записали в Google Документ. Северина Павловна оставила комментарий к третьему письму, и он сыграл свою роль через три недели.
Список услуг и цены агент берет из номенклатуры 1С, а не из договора: так он сверяет сумму акта с суммой платежа.
Дни 10-1512-17 августа
38 июльских платежей и первое утро с агентом
Прогон сделали на 38 платежах июля: все, что Ростислава разносила руками дольше пяти минут. Простые платежи с номером акта в назначении в прогон не брали, на них агент не ошибается. Агент получал выписку и реализации, мы сравнивали его разнесение с ее.
Первый круг дал 23 из 38, и это был неприятный вечер. Агент не узнал оплату с личной карты директора клиента, частичную оплату за два месяца отнес к одному акту, а платеж с опечаткой в номере акта отправил в нераспознанные. После правил по ИНН плательщика и по остатку долга второй круг прошел все 38.
В понедельник, 17 августа, агент первый раз разобрал утреннюю выписку сам. Среди платежей был один на 175 000 ₽ от управляющей компании сети кофеен с назначением «оплата бухобслуживания апрель-август». За ним стояли три компании одного владельца. Агент собрал под этот платеж 15 накладных за «бухгалтерия на УСН»: все они были закрыты одним платежом, так что он не стал напоминать ни одной из компаний.
Владелец кофеен, кстати, был уверен, что заплатил за все еще в мае, и удивился бы любому звонку о долге. По его логике один платеж на три компании - это нормально: учет общий, бухгалтерия одна. По логике 1С это аванс, который никто не разнес, и три должника на 175 000 ₽.
Раньше этот платеж месяц висел бы авансом, а три кофейни получили бы звонки о долге. Ростислава проверила разнесение и подтвердила его в 1С. Утреннюю сводку агента Северина Павловна в первый день проверяла вопросами.
Первые письма ушли к обеду. Это напоминание на третий день просрочки, с актом во вложении и без слов о последствиях.
Реализацию в 1С агент цитирует в письме дословно: номер, дату и сумму. Так клиенту не нужно искать акт у себя.
К вечеру первого дня двое клиентов уже ответили на письма, и Ростислава написала об этом в рабочий чат.
Дни 16-2218-24 августа
Первая неделя писем: что ответили должники
За первую неделю агент отправил 96 писем. Ответили на 41, и почти никто не спорил. Ростислава боялась обиженных звонков, а получила вопросы, которые раньше просто не доходили до фирмы.
- «Оплатили, вот платежка». 14 ответов. У девяти деньги действительно пришли после выписки, у пятерых платеж ушел на старые реквизиты фирмы, закрытые весной.
- «Пришлите акт на другую почту». 11 ответов. Главбухи клиентов сменились, а акты годами уходили на ящики уволенных сотрудников.
- «Давайте сверимся». 9 ответов. Эти письма агент сразу передает Ростиславе: спор о сумме он не решает.
- «Оплатим в пятницу». 7 ответов. Агент записывает дату и не пишет до нее.
Пятеро, кто платил на старые реквизиты, вернули деньги через свой банк за неделю. Без писем эти платежи висели бы у них как оплаченные, а у фирмы как долг.
Отдельная история - смена почты. Одиннадцать клиентов попросили присылать акты на другой адрес, и в четырех случаях оказалось, что акты по году и больше уходили на ящик бухгалтера, которая давно уволилась. Клиенты и правда не знали о долге. Ростислава обновила адреса в карточках 1С, и следующие письма агент отправил уже туда.
Дни 23-2625-28 августа
Отсрочка, о которой знала только директор
Мария Ширяева держит пышечную на Московской и обслуживается у фирмы третий год. В начале августа она позвонила Северине Павловне и договорилась оплатить июльский акт на 10 000 ₽ в первых числах сентября: летом в пышечной мало посетителей. В 1С эта договоренность не попала.
Агент видел только просрочку. 25 августа ушло третье письмо, где по правилам упоминалась приостановка сдачи отчетности. 27 августа в 9:40 на Яндекс Картах появился отзыв на две звезды.
Отзыв был короткий и злой: «Третий год у вас, а мне грозят оставить без отчетности из-за десяти тысяч, о которых я договорилась с директором». Формально письмо было вежливым, приостановку в нем упоминали как возможную меру, а не угрозу. Но человек, который считает, что обо всем договорился, читает такое письмо иначе.
Отзыв заметили на следующий день, когда Северина Павловна открыла уведомления. Он провисел без ответа 26 часов. Директор позвонила Марии, извинилась и ответила на отзыв публично. Оценку Мария не поменяла.
Исправили учет отсрочекОтсрочки теперь записываются в карточку контрагента в 1С полем «Отсрочка до», агент их видит и не пишет до этой даты. Третье письмо больше не уходит само: агент присылает его директору в Telegram, она отправляет одной кнопкой или откладывает. За две недели после правки директор задержала 4 письма из 11, у троих клиентов нашлись устные договоренности, которые раньше нигде не значились.
30 дней17 августа - 15 сентября
Месяц агента: просрочка 1 844 тыс ₽ вместо 3 375 тыс ₽
Сравниваем просрочку на два момента: вечер накануне запуска и 15 сентября, через 30 дней. Цены на обслуживание и число клиентов за это время не менялись.
| Дебиторка фирмы | Накануне запуска | На 15 сентября |
|---|---|---|
| Просроченная дебиторка | 3 375 тыс ₽ | 1 844 тыс ₽ |
| Клиентов с просрочкой | 58 | 31 |
| Напоминаний за 30 дней | 41 звонок и письмо | 212 писем агента |
| Часы главбуха на долги | 28 ч | 6 ч |
| Сверка одного платежа | 14 мин | 40 сек |
Сверка теперь занимает у Ростиславы секунды: агент приносит готовое разнесение, она подтверждает. Раньше на каждый платеж уходило в среднем 14 минут, на сводные - до получаса.
Список контрагентов на 15 сентября показывает, где застрял остаток. 1 120 тыс ₽ из 1 844 тыс ₽ - девять клиентов, которые закрывают бизнес или не отвечают. Их агент больше не трогает, ими занимается юрист фирмы.
Выручка за это время не изменилась. Отчет о продажах за август показывает те же 1 860 тыс ₽ актов, что и в июле: агент возвращает деньги быстрее, но новых клиентов не приводит.
15 сентября Ростислава сама прислала в рабочий чат цифру из 1С, раньше нас.
Что считаем деньгами, а что нет
Вернувшиеся 1 531 тыс ₽ и так принадлежали фирме, просто пришли раньше, поэтому в таблице их нет. Остается время главбуха: сверка платежей, письма и звонки по долгам.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Часов на долги до и после | 28 ч и 6 ч в месяц |
| Освободилось | 22 ч в месяц |
| Стоимость часа главбуха с взносами | 700 ₽ |
| Экономия | 15 400 ₽ в месяц |
| Модель, сервер агента, рассылка | 2 900 ₽ в месяц |
| Внедрение, пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ разово |
| Окупаемость | около 17 недель |
По часам агент окупается долго. Северина Павловна согласилась на него из-за другого: деньги клиентов перестали лежать по два месяца, а кассовый разрыв в начале месяца, когда фирма платит зарплату, в сентябре не случился.
Куда письма не дотягиваются
Девять безнадежных клиентов. 1 120 тыс ₽ так и висят, письма им не помогают. Это работа юриста, а не агента. Устные договоренности. Пока директор не впишет отсрочку в 1С, агент о ней не знает. Поле есть, привычки пока нет.
Выручка. Агент не продает: актов в месяц столько же, сколько было. Оплаты наличными. Если кассир не провела приходный ордер в тот же день, агент видит долг. Таких случаев за месяц было два.
Акты сверки по запросу клиента по-прежнему делает Ростислава, по полчаса на каждый. В сентябре их просили семь раз, и пять из семи пришли от тех, кто получил первое письмо агента и решил наконец разобраться, сколько он должен.
Вопросы и ответы
Агент сам отправляет письма клиентам?
Первые два напоминания - да, с акта в 1С и с ящика фирмы. Третье, с предупреждением о последствиях, после ошибки в августе уходит только после кнопки директора в Telegram.
Как агент понимает, что один платеж закрывает несколько актов?
По назначению платежа, ИНН плательщика и сумме. Если сумма платежа равна сумме нескольких неоплаченных реализаций одного владельца или указанных в назначении, агент разносит ее на них и показывает разнесение главбуху на подтверждение.
Можно подключить агента к 1С Бухгалтерии, а не к УНФ?
Да, логика та же: выписка и реализации. Различаются только объекты, из которых агент читает данные, это настраивается при внедрении.
Клиенты не обижаются на письма от робота?
На первые два - нет: в них акт и сумма, без давления. Обиделась одна клиентка, и на третье письмо, которое ушло вопреки устной договоренности. Теперь такие письма проверяет директор.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите выгрузку дебиторки из 1С: посчитаем, сколько из нее на самом деле уже оплачено и не разнесено.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.