Позиции в дефектуре
40→3
из 264-268 ходовых позиций
Кейс · Запорная арматура и насосы · ИИ-агент
Склад арматуры посчитал агента до старта и промахнулся почти вдвое
Перед запуском владелец склада в Абакане прикинул: агенту закупок нужно 9 заказов в месяц сверх сезона, чтобы отбиться за два месяца. Вышло 5. Зато пустых ячеек среди ходовых позиций осталось 3 из 40, а со стеллажей ушли залежи на 286 400 ₽.
- Ниша
- Запорная арматура и насосы, склад и магазин
- Город
- Абакан
- Источник
- 1С УНФ, почта поставщиков
- Внедрение
- 18-31 августа 2026
- Пакет
- ИИ-агент «Бизнес», 49 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и после
Отказы «нет в наличии»
214→31
за 30 дней
Заказы покупателей
312→345
по сезону ждали 340
Часы закупщицы на расчет
14 ч→3 ч
в неделю
Пустая ячейка стоит 45 000 ₽ в месяц, полная - 418 600 ₽
Склад в абаканской промзоне, у Игарской, продает задвижки, затворы, краны и насосы. В августе, перед отопительным сезоном, у него было две проблемы с деньгами, и обе лежали на одних стеллажах.
Первая - дефектура. 40 (15%) из 264 ходовых позиций на 17 августа стояли с нулевым свободным остатком. Менеджеры за месяц 214 раз сказали покупателю «нет в наличии, привезем через неделю».
Большинство ждали. Но 14 заявок за те же 30 дней закрыты в 1С без продажи: монтажник не мог собрать объект без кранов Ду32 и забирал у соседей весь заказ. При среднем заказе 14 600 ₽ и марже 22% это около 45 000 ₽ прибыли в месяц.
14заявок ушли к соседям целиком
45 000 ₽маржи в месяц на этих заявках
418 600 ₽лежало в неходовых позициях
Вторая проблема - залежи. 12 позиций не продавались больше полугода, в них сидело 418 600 ₽ по себестоимости. Это не убыток. Но этих денег не хватало на заводские задвижки к сезону. Трофим уже прикидывал короткий кредит.
1 900 позиций и закупщица с калькулятором
На складе в промзоне и в магазине на Кирова около 1 900 позиций, в штате 9 человек. Покупатели - управляющие компании, котельные, монтажники из Абакана, Черногорска и Минусинска, летом частники со скважинами.
Пик - август и сентябрь: отопление в Хакасии включают в середине сентября, и к нему меняют задвижки на теплотрассах. Арматура идет из Новосибирска машиной раз в неделю, 6 дней. Насосы из Красноярска за 3 дня. Стальные задвижки большого диаметра с завода, около 14 дней.
Заказы считала закупщица Айана. По средам выгружала остатки из 1С:Управление нашей фирмой, вспоминала прошлый сентябрь и писала поставщикам. День уходил целиком.
«Я знаю, что Ду100 берут, но сколько брали в прошлом сентябре, без отчета не вспомню. А отчет по 1 900 позициям за вечер не перечитаешь.»
Айана, закупщица
Сколько заказов должен принести агент
До старта Трофим попросил ответ на один вопрос: сколько дополнительных заказов в месяц нужно, чтобы агент окупился за два месяца. Средний заказ по 1С 14 600 ₽, маржа склада около 22%. Получилось 9 заказов сверх сезона.
Сезон мы договорились вычитать честно. В прошлом году с конца августа по конец сентября заказов было на 9% больше, чем с середины июля по середину августа. Значит, из 312 заказов за 30 дней до работ следующий месяц и без агента дал бы около 340. Агенту идет то, что сверху.
| Статья | План, 24 августа | Факт, 31.08-29.09 |
|---|---|---|
| Заказов сверх сезона в месяц | 9 | 5 |
| Средний заказ по 1С | 14 600 ₽ | 14 600 ₽ |
| Дополнительная выручка | 131 400 ₽ | 73 000 ₽ |
| Маржа склада | 22% | 22% |
| Валовая прибыль | около 28 900 ₽ | 16 100 ₽ |
| Модель и сервисы агента | 1 800 ₽ в месяц | 1 800 ₽ в месяц |
| Пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ | 49 900 ₽ |
| Окупаемость | 2 месяца | около 15 недель |
Правую колонку мы дописали через 30 дней, и она хуже плана почти вдвое. Почему так вышло и что при этом сработало лучше расчета, рассказываем по ходу истории.
Две вещи в таблицу не попали: 286 400 ₽, которые вернулись из залежей в оборот, и 11 часов Айаны в неделю. Первые не прибыль, вторые Трофим не стал переводить в рубли.
Дни 1-718-24 августа
386 отказов: задвижки ожидаемо, краны внезапно
Менеджеры фиксируют в 1С каждую заявку, где позиции не оказалось. За июнь и июль таких заявок 271, отказанных строк в них 386. Разложили по группам товара.
10 групп дают 344 из 386 отказов (89%). Первое место у стальных задвижек Ду50-Ду150, второе у шаровых кранов малых диаметров. Краны дешевые, их никто не считал. Но без них монтажник не закроет объект.
Формулу записали в Google Документ: точка заказа = продажи в день × срок поставки + страховой запас. Сезонный коэффициент - только для задвижек и затворов от Ду50, в сентябре 1,6. Для кранов и фланцев сезона нет.
Трофим оставил один комментарий, и он главный в этом кейсе: неходовые позиции показывать не списком, а с суммой и последними покупателями. Без этого блок про залежи никто бы не читал.
| Задвижка 30с41нж Ду100, утро 31 августа | Значение |
|---|---|
| Продано за 90 дней | 54 шт, 0,6 в день |
| Страховой запас: 1,65 × 0,9 × √6 | 3,6, округляем до 4 шт |
| Точка заказа: 0,6 × 6 + 4 | 7,6, то есть 8 шт |
| Нужно до следующей машины: 8 + 0,6 × 7 | 12,2 шт |
| Свободно: остаток 5 минус резерв 2 | 3 шт |
| Заказ: 12,2 - 3, вверх до целого | 10 шт |
Дни 8-1325-30 августа
Новое поле в 1С и июль заново
1С УНФВ 6:00 выгрузка: остатки и резервы по двум складам, заказы в пути, продажи за 365 дней.
ИИ-агентСчитает дозаказ по формуле, сезон по подгруппам, кратность из карточки, ищет позиции без движения.
TelegramВ 7:30 Айане приходит отчет: дефектура, заказ по поставщикам, неходовые с суммами.
Яндекс ПочтаЧерновики писем поставщикам уходят только после «ок» закупщицы.
Единого поля для кратности закупки в номенклатуре не было: где-то ее писали в наименование, где-то в комментарий. 25 августа завели реквизит «Кратность закупки», и Айана за вечер заполнила его у 214 позиций по прайсам поставщиков. Запомните этот вечер.
Проверяли на истории: 60 позиций и июльские недели, когда Айана делала заказы. Агент считал по данным на то же утро, она отмечала, где его заказ хуже ее собственного.
В первом прогоне агент не вычитал резерв, считал разовый заказ котельной обычным спросом и не видел товар в пути: 44 из 60. После второй версии формулы сошлись все 60, но только после того, как насосы К и КМ под заказ вообще убрали из расчета.
День 1431 августа, пн
Искали дефицит, а нашли залежи рядом с Ду100
В понедельник в 7:30 Айана получила первый боевой отчет: 27 позиций к заказу у трех поставщиков. Следом шел блок, которого никто не ждал: 12 неходовых позиций.
Первой стояла старая чугунная задвижка 30ч6бр, 14 штук. Она лежала на соседнем стеллаже с ходовой стальной, которую в заявках пишут просто «задвижка Ду100». Ходовой оставалось 3 штуки.
Анфиса обзвонила покупателей из отчета. Старые задвижки забрала УК Согра: 9 штук через два дня и последние 5 штук в конце сентября, по 9 690 ₽ со скидкой 15%. До конца замера распродажей ушли 9 позиций из 12.
Список «кто брал раньше» оказался полезнее самой скидки. Покупатели неходовых позиций почти всегда есть, их просто никто не помнит.
Дни 22-258-11 сентября
480 кранов: агент посчитал верно, карточка соврала
Во вторник, 8 сентября, в 10:14 Айане позвонила Елена из новосибирской «Оби»: точно ли складу нужно 480 шаровых кранов? Обычно берете по 40.
По продажам нужно было по 10 штук четырех размеров, Ду15-Ду32. Но в новой карточке 1С у них стояла кратность 120. Айана в тот вечер с реквизитом взяла цифру из колонки «Упаковка» в прайсе «Оби». Это коробка для перевозки, а продают краны поштучно. Агент послушно округлил вверх.
Счет пересобрали на 456 300 ₽ вместо 642 300 ₽, лишние 186 000 ₽ не ушли. Но машина уехала на день позже, и котельная в Расцвете получила задвижки в пятницу вместо четверга.
Сверка нашла больше. За два вечера Айана сверила все 214 карточек с тремя последними УПД поставщиков и нашла еще 7 ошибок. По двум агент уже успел заказать в первую неделю: 30 лишних фланцев Ду80 на 26 400 ₽ так и лежат, «Обь» назад не взяла.
Поправили 11 карточек и завели желтую строку по кратностиКратность у 11 карточек поправили. Новые карточки Айана теперь заводит только по УПД, не по прайсу. Если кратность больше двухмесячных продаж позиции, строка в отчете желтая и без «ок» не уходит. За сентябрь желтых строк было 3, все оказались правильными: фитинги из Красноярска действительно идут коробками.
30 дней31 августа - 29 сентября
План и факт: склад лучше расчета, заказы хуже
Базы для сравнения две: месяц перед стартом работ, 19 июля - 17 августа, и первые 30 дней агента, 31 августа - 29 сентября. Поставщики и прайс за это время остались прежними.
| Склад | 19.07-17.08 | 31.08-29.09 |
|---|---|---|
| Ходовых позиций | 264 | 268 |
| В дефектуре на конец периода | 40 (15%) | 3 (1%) |
| Отказов «нет в наличии» | 214 | 31 |
| Заказов покупателей | 312 | 345 |
| Заказов по сезону прошлого года | 340 | |
| Неходовых позиций | 12 на 418 600 ₽ | 3, остальные распроданы |
| Часов Айаны на заказы | 14 в неделю | 3 в неделю |
Что сошлось. Дефектура упала с 40 до 3, отказов стало в 7 раз меньше. Три пустые позиции на 29 сентября - заводские задвижки Ду150 и Ду200: агент заказал их вовремя, но сезон обогнал прошлый год.
Что не сошлось. Заказов 345 против 312, на 33 больше, чем до работ (11%), но почти весь рост дал сезон. Покупатели, которым раньше говорили «через неделю», в основном и так ждали. Ушедших целиком заявок стало меньше, но это 5 заказов сверх сезона при 9 в плане.
Зато в банке видно то, чего не было в расчете: две оплаты УК Согра за старые задвижки и заказ в Новосибирск на 456 300 ₽ вместо 642 300 ₽. Кредит на сезон Трофим брать не стал.
День 462 октября, пт
Банк спросил про оборотку, Трофим ответил отчетом агента
Итоги собрались сами: банк спросил про кредитную линию на октябрь, и Трофим попросил в рабочем чате цифры за месяц.
- Агент окупается дольше плана, около 3,5 месяцев: заказов сверх сезона 5 при плане 9.
- Склад работает лучше плана: дефектура 3 позиции, из залежей вернулось 286 400 ₽.
- Самая дорогая ошибка сидела в карточке товара, формула была ни при чем. Проверяйте кратность по УПД, прежде чем доверять ее агенту.
Вопросы и ответы
Агент сам отправляет заказы поставщикам?
Нет. Он готовит черновики писем в Яндекс Почте, уходят они после «ок» закупщицы. Желтые строки по кратности и заказ заметно больше обычного требуют отдельного подтверждения.
Откуда агент знает про сезон отопления?
Из продаж прошлого года по подгруппам 1С. Задвижкам и затворам от Ду50 сентябрь дает коэффициент 1,6, кранам и фланцам сезона нет. Коэффициенты закупщица правит сама.
Почему ошибку с кранами не поймал прогон?
Прогон шел на июльских данных, а поле «Кратность закупки» появилось 25 августа. В июле агент брал кратность 1 у всех позиций, поэтому неверные карточки проявились только в сентябре.
Где взять кратность, если в 1С ее нет?
Из последних УПД поставщика: сколько штук в строке и бывает ли нецелое число коробок. Прайс для этого плохой источник: там часто транспортная упаковка, а не минимальная партия.
Что делать с неходовыми, если их некому продать?
У нас из 12 позиций 3 так и лежат: старые фланцы и редкие уплотнения. Агент показывает их каждый месяц с суммой, а решение о списании или уценке остается за владельцем.
За сколько дней собрали агента?
14 дней. Дольше всего наводили порядок в номенклатуре: кратность, подгруппы для сезона и забытые резервы под котельные.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите выгрузку продаж и остатков из 1С: посчитаем, сколько ходовых позиций у вас в дефектуре, сколько денег лежит в неходовых и сколько заказов должен дать агент, чтобы окупиться.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.