Помощник юристов отвечает за минуту, и у каждого источника стоит дата

Девять юристов и 47 минут на вопрос

Теперь с начала. Фирма в Сургуте ведет споры подрядчиков нефтесервиса, строительные иски и договорную работу для компаний округа. Девять юристов: управляющий партнер Екатерина Олеговна, двое старших и шесть младших, плюс офис-менеджер и бухгалтер.

За шесть лет фирма накопила сотни документов: позиции по типовым спорам, памятки по процедуре, шаблоны исков и претензий, разборы проигранных дел. Лежало это в трех местах: общая папка, Битрикс24 и личная почта старших юристов.

«Младший юрист сначала ищет сам, потом пишет мне в личку. Я отвечаю между заседаниями и иногда пересылаю ему мое же письмо двухлетней давности.»

Громов Виталий, старший юрист

С 3 июля по 1 августа офис-менеджер Алла вела журнал вопросов: кто спросил, сколько искал, где нашел. За 30 дней набралось 64 вопроса, в среднем 47 минут на каждый. Это 50 часов юристов в месяц, больше недели работы одного человека. Чаще всего искали прошлую позицию фирмы по похожему спору, шаблон и сроки.

Дни 1-83-10 августа

351 документ: что вошло в базу и что нет

Журнал закрыли 1 августа, а 3 августа начали собирать базу. Всю папку грузить не стали. Виталий и второй старший юрист прошли по документам и оставили то, за что фирма готова отвечать сегодня.

• 214 позиций фирмы по типовым спорам: подряд, поставка, неустойка, приемка работ.
• 96 памяток по процедуре: подсудность, госпошлина, сроки, обеспечительные меры.
• 41 шаблон: претензии, иски, отзывы, ходатайства.

Черновики, личная переписка и документы клиентов в базу не попали. Каждая позиция получила владельца. Отдельно договорились о формате ответа: сначала вывод в одну-две строки, потом цитата из документа фирмы, потом ссылка на файл. Если документов несколько и они расходятся, помощник показывает оба и пишет, какой новее.

docs.google.com/document⤢

Екатерина Олеговна поставила одно жесткое правило: помощник не оценивает шансы выиграть и не советует клиенту. Он отвечает юристу, что фирма уже писала по такому вопросу и где это лежит. Ответов «по общим знаниям», без документа фирмы, нет.

Дни 9-1011-12 августа

Прогон: пошлина по памятке 2023 года

Для прогона взяли 50 вопросов из июльского журнала Аллы, у которых был известен правильный ответ.

docs.google.com/spreadsheets⤢

С первого раза помощник верно ответил на 39 вопросов. Восемь ошибок из одиннадцати - похожая позиция по другому виду договора: спор о поставке он отвечал позицией по подряду. Мы добавили к каждой позиции вид договора и роль клиента, и помощник стал сначала уточнять у юриста, о каком договоре речь.

Самая неприятная ошибка была одна. На вопрос о пошлине за исковое заявление в арбитраж на 1 200 000 ₽ помощник сослался на старую редакцию нормы: памятка 2023 года считала по шкале, которая с тех пор поменялась, и назвала 25 000 ₽ вместо 61 000 ₽. По статье 333.21 НК РФ в редакции 2024 года иск в арбитраж от 1 до 10 млн ₽ стоит 55 000 ₽ плюс 3% суммы свыше 1 000 000 ₽.

⤢

В базе лежали обе памятки, старая и новая, и у старой не было даты в названии. Виталий убрал старую, а мы поменяли формат ответа: теперь у каждого источника стоит дата, когда юрист последний раз проверил документ, а у памяток по пошлинам и срокам еще и дата, на которую проверена норма. После этого второй прогон дал 47 верных ответов из 50. Три вопроса остались без ответа, и это правильно: по ним у фирмы позиции нет, и помощник так и пишет.

День 1113 августа, чт

Первый день: вопросы перестали идти в личку

Бота включили 13 августа в 9:00 для всех девяти юристов. Ответ за 30-90 секунд: короткий вывод, цитата из документа фирмы, ссылка на файл и дата проверки.

web.telegram.org/a⤢

К вечеру помощнику задали 11 вопросов. Виталий не получил в личку ни одного. Обычно в четверг их было пять-шесть.

Первую неделю он каждый вечер читал журнал ответов. Поправить пришлось дважды: шаблон претензии без нового реквизита фирмы и позицию по поставке, взятую для спора о хранении. Оба документа поправили в базе, и к концу недели журнал он открывал уже через день. Младшие за эту неделю привыкли к новой вещи: если в ответе нет даты проверки, это повод спросить старшего.

День 1719 августа, ср

Вопрос про подсудность: ответ клиенту до обеда

19 августа деревообрабатывающая компания «Кедровый лог» спросила, где судиться с покупателем из Тюмени, если в договоре указан суд по месту истца. Федор задал вопрос помощнику, этот ответ на первом экране страницы: позиция фирмы с датой проверки и два прошлых дела.

Федор проверил текст договора, показал письмо Виталию и в 12:40 отправил клиенту. Раньше на такой вопрос он тратил полдня: искал прошлое дело, а потом ждал старшего.

mail.yandex.ru⤢

В Битрикс24 дело встало в «Подготовку иска» с задачей подготовить претензию.

bitrix24.ru/crm/deal/details/1462⤢

День 4112 сентября, сб

30 дней: 82 вопроса и шесть часов поиска

Замер закрыли 11 сентября. Сравнили с июльским журналом Аллы.

В июле у судов и клиентов отпуска, заседаний меньше, и юристы спрашивают реже. Часть роста с 64 до 82 вопросов дает сентябрь, а не помощник. Время на один вопрос от сезона не зависит, поэтому главная цифра здесь 47 минут против одной.

docs.google.com/spreadsheets⤢

В шесть часов после запуска входят и выходные без помощника: семь вопросов по 40 минут дали почти пять часов из шести. График показывает только ответы помощника, поэтому ручных вопросов этих выходных на нем нет, зато они есть в строке часов.

bitrix24.ru/crm/deal/kanban⤢

Воронка дел на 11 сентября: отзыв по делу «Нефтесервис Пим» подан, «Кедровый лог» в подготовке иска.

Деньги: часы юристов и одни выходные

Помощник клиентов не приводит, поэтому окупаемость считаем по часам. Средний час юриста фирмы с налогами, с учетом младших, - около 700 ₽.

Выходные без помощника обошлись не деньгами, а нервами: отзыв в последний день срока и пять часов Виталия с телефона. Екатерина Олеговна сказала, что второй раз такого не простит, и она права: проверку того, что бот жив, мы должны были поставить с первого дня.

web.telegram.org/a⤢

Что взять себе, если строите такую базу

• Дата у источника важнее, чем скорость ответа. Право меняется, а помощник не знает об этом, пока не поменяют документ.
• Следите не только за базой, но и за тем, что бот вообще отвечает. Молчание помощника юристы замечают сразу, а вы узнаете последними.
• У каждого документа должен быть владелец, а у бота - ответственный, которому приходят письма провайдера.

Девяти юристам хватило базы на 351 документ. Фирме с практикой по уголовным делам или банкротству понадобится больше документов и, скорее всего, отдельная проверка судебной практики.

Вопросы и ответы