Проверка договоров с ИИ: первая версия не увидела неустойку, вторая читает все письма

Первая версия проверки отвечала одной строкой

«Грядка-40» делает теплицы из поликарбоната в Калуге: каркас из профильной трубы, свой цех, монтаж. Продает через дилеров, садовые центры в Калуге, Туле, Брянске и Обнинске, и напрямую фермерским хозяйствам. Сезон договоров с февраля по май, потом отгрузки.

Каждый дилер присылает договор на своем бланке. Их читает юрист Марина Викторовна, она на аутсорсе и работает с компанией по вторникам и четвергам. В феврале пришло 34 договора, согласование занимало в среднем 5 дней, и за это время дилер успевал спросить у соседей.

«Пока договор у юриста, я дилеру ничего не могу обещать. А он в это время звонит в Тулу и спрашивает, у кого теплица 3х6 есть к апрелю.»

Глеб, руководитель продаж

Первую версию владелец, Андрей, попросил сделать простой. Менеджер пересылает письмо с договором на отдельный адрес, ИИ сверяет текст с чек-листом и отвечает в Telegram: «рисков нет» или «к юристу, пункт такой-то». Договоры с «рисков нет» можно подписывать без Марины Викторовны.

Неустойка в приложении: Глеб нашел ее через неделю после подписи

Первую версию включили 9 марта. 12 марта пришел договор от тульского садового центра «Зеленая усадьба» на 40 теплиц 3х6, 996 000 ₽. Проверка ответила «рисков нет», Ольга отправила подписанный договор на следующий день.

19 марта Глеб садился за график апрельских отгрузок и открыл всю переписку с «Зеленой усадьбой». Через час после договора дилер прислал вдогонку письмо «забыли приложение 3», а в нем график поставки и неустойка: 0,5% от стоимости партии за каждый день просрочки, при просрочке больше 5 дней дилер вправе отказаться от партии.

web.telegram.org/a⤢

Первая партия, 20 теплиц на 498 000 ₽, должна была уйти 6 апреля, а цех был загружен до середины месяца. День просрочки стоил бы 2 490 ₽, неделя - всей партии. Андрей поставил цеху субботнюю смену, она обошлась в 23 000 ₽. Партию отгрузили вовремя.

Что выяснилиПервая версия не взлетела. Срок согласования почти не сдвинулся: юрист перечитывала и договоры с «рисков нет», потому что ответ в одну строку нечем проверить. А единственный договор, который подписали без нее, оказался с неустойкой, которую проверка не увидела.

Дни 1-323-25 марта

Договор - это вся цепочка писем, а не первое вложение

С 23 марта мы переделывали проверку. Сначала разобрали все 17 договоров первой версии вместе с перепиской и нашли две причины.

• В 9 цепочках из 17 (53%) часть договора пришла отдельным ответом: приложение «вдогонку», исправленная спецификация, протокол разногласий. Первая версия читала только первое письмо цепочки.
• Ответ «рисков нет» ничего не показывал. Марина Викторовна не видела, какие пункты проверены, и читала договор целиком, как раньше.
• Пересылать письма на отдельный адрес менеджеры забывали: 4 договора из 17 пришли на проверку уже после звонка дилера.

Третье мы заметили случайно, по датам в amoCRM. Вывод из разбора короткий: проверка должна сама читать ящик договоров целиком, со всеми ответами, и показывать юристу пометки прямо в тексте договора, а не вердикт.

Дни 4-1126 марта - 2 апреля

Вторая версия: пометки в тексте и реестр рисков

Вторая версия сама читает ящик договоров, менеджеру ничего пересылать не надо. Письма одной цепочки она собирает в один договор и, если в тексте есть ссылка на приложение, которого нет во вложениях, пишет дилеру и ставит договор на паузу.

Красный пункт уходит к юристу, желтый менеджер решает сам по готовой формулировке из чек-листа. Формулировки писала Марина Викторовна, по каждому из 18 правил.

Прогон сделали на 33 договорах прошлого сезона, в том числе на «Зеленой усадьбе» с приложением вдогонку. Сверяли с тем, что тогда отметила юрист.

docs.google.com/spreadsheets⤢

С первого раза проверка совпала с юристом только в 21 договоре из 33. Она путала неустойку дилера с нашей и не понимала «срок поставки согласно графику», если графика в цепочке не было. После правок совпал 31. Два расхождения оставили: в обоих юрист отметила пункт, который в чек-лист мы сознательно не включили.

Дни 12-163-7 апреля

3 апреля: договор за день, а не за неделю

3 апреля, в пятницу, проверка заработала на всем ящике договоров, в разгар сезона. За первые выходные пришло 6 договоров, в понедельник Марина Викторовна открыла не шесть файлов, а два документа с красными пометками.

mail.yandex.ru⤢

Ящик договоров к этому времени выглядел так: письмо дилера и через несколько минут ответ проверки с итогом в теме. Ольга смотрит тему и сразу понимает, нужен ли юрист.

docs.google.com/document⤢

Первым договором второй версии стал «Дачный двор». Андрей прямо в документе спросил, что предложить дилеру взамен неустойки, и в понедельник ему ответила Марина Викторовна: 0,1% от просроченной партии с потолком.

В карточке сделки «Дачного двора» на 12 теплиц, она в начале статьи, видно, что проверка нашла и как решили. Ольга согласовала два желтых пункта сама, юрист посмотрела один красный, договор подписали на следующий день.

web.telegram.org/a⤢

30 дней3 апреля - 2 мая

Согласование за 1 день вместо 5

Замер второй версии: 30 дней с 3 апреля по 2 мая против февраля. Апрель - пик сезона, договоров пришло 52 против 34, на 53% больше. Поэтому главное здесь срок и то, сколько договоров вообще дошло до юриста.

Срок сократился в пять раз, а часы юриста только на треть. Договоров стало больше, и красные Марина Викторовна теперь читает внимательнее: на один такой у нее уходит час, а раньше на любой договор уходило около 49 минут.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Реестр рисков за месяц показывает, что дилеры спотыкаются об одно и то же: неустойка без верхней границы, приемка по качеству «в течение 30 дней» и подсудность по месту дилера. По неустойке Андрей утвердил одну формулировку на всех, и в мае красных стало меньше.

amocrm.ru/leads/pipeline⤢

Итоги сезона Андрей обсуждал в чате не с нами, а с Глебом. Вопрос, который он задал в конце, мы не решили до сих пор.

web.telegram.org/a⤢

Летом договоров нет, а пакет оплачен

Вопрос Глеба в чате справедливый: с июня дилерских договоров почти нет, а модель и хранение стоят 2 400 ₽ в месяц круглый год. Андрей предложил пустить через проверку летние монтажные договоры с фермерами, у них свой бланк и свои риски: ответственность за фундамент, сроки монтажа, погода.

Для этого нужен отдельный чек-лист, и писать его снова будет Марина Викторовна. Пока мы договорились собрать монтажные договоры прошлого лета и посмотреть, сколько в них красного. Если мало, проверку на лето проще поставить на паузу.

Окупаемость по счетам юриста

Проверку окупают часы юриста: Марина Викторовна выставляет счет по часам, это настоящие деньги компании. Время Ольги и Глеба тоже сократилось, но его никто не учитывал.

С учетом двух недель первой версии и 11 дней переделки проверка окупается примерно за 12 недель с начала работы. Переделку оплачивать отдельно не пришлось, она вошла в пакет.

Отдельно стоят субботняя смена за неустойку «Зеленой усадьбы» и маржа, потерянная на КФХ Сомова. Обе суммы - цена ошибок внедрения, первая наша вместе с первой версией, вторая наша целиком. Если их вычесть, проверка выходит в плюс примерно через 4,5 месяца, к середине августа, уже после сезона договоров.

Вопросы и ответы