Часы бухгалтера на чеки в месяц
39 ч→7 ч
по счетам бухгалтера за июль и август
Кейс · Ремонт обуви и изготовление ключей · Распознавание документов
Тетрадь с чеками мастерских заменил бот в Telegram
Пять мастерских ремонта обуви и ключей в Тюмени покупают материалы на свои деньги и раньше сдавали чеки раз в месяц, вклеенными в тетрадь. Бухгалтер на почасовой оплате выставляла за их разбор 39 часов. Теперь чек уходит в бот у кассы, а в 1С расход появляется в тот же день. Один раз бот встал на выходные, и 63 чека зависли без возмещения.
- Ниша
- Ремонт обуви и ключей: 5 мастерских и выездная бригада
- Город
- Тюмень
- Канал
- Telegram-бот для чеков
- Внедрение
- 15-26 июля 2026
- Пакет
- Поток, 39 900 ₽
- Замер
- 15 июня - 14 июля и 27 июля - 25 августа
Время бухгалтера на один чек
6 мин→41 сек
в среднем, вместе с очередью
Чеков потеряно за месяц
19→2
без чека нет возмещения
Дней ждать возмещения
12→2
реестр по вторникам
39 часов бухгалтера превратились в 7
Эдуард держит в Тюмени пять мастерских: три островка в торговых центрах и два павильона у рынков. Набойки, замена подошвы, молнии, домофонные и сейфовые ключи. Шестое подразделение - выездная бригада Марата, она вскрывает и меняет замки по городу и заодно развозит материалы по точкам.
Бухгалтер у Эдуарда на аутсорсе, Евгения, и работает по часам: 600 ₽ за час. Поэтому цену бумажных чеков здесь не нужно оценивать на глаз. Она стоит в счете за месяц отдельной строкой.
| Чеки мастерских | Июнь - июль, тетради | Август, бот |
|---|---|---|
| Часов бухгалтера в счете | 39 | 7 |
| Сумма за чеки в счете | 23 400 ₽ | 4 200 ₽ |
| Чеков за 30 дней | 352 | 389 |
| Минут на один чек | 6 | 0,7 |
| Потерянных чеков | 19 | 2 |
| Дней ждать возмещения | 12 | 2 |
| Чеков в ручной очереди | все | 31 (8%) |
Сравниваем 30 дней с 15 июня по 14 июля, когда чеки еще жили в тетрадях, и первые 30 дней бота, с 27 июля по 25 августа. Чеков в августе стало больше, к этому вернемся ниже: у мастерской обуви перед сентябрем свой сезон.
Набойки за свои деньги и тетрадь с вклеенными чеками
Материалы в мастерской ремонта обуви уходят быстро и по мелочи. Полиуретановые набойки, клей, краска, нитки, молнии, стельки. Заготовки ключей мастер докупает, когда кончился нужный профиль, иначе клиент уйдет к соседнему островку. Ждать центральной закупки неделю здесь никто не будет.
Поэтому мастера покупают сами, за свои, у оптовиков на Пермякова и Республики. Чек вклеивают в общую тетрадь точки. Раз в неделю Марат на объезде собирает тетради, а в конце месяца отдает их Евгении. Она переносит каждый чек в 1С вручную: продавец, сумма, статья, точка.
«Вклеенный в июне чек к концу июля уже не читается. Термобумага у клеевого пистолета выцветает за неделю, а мастера клеят как раз рядом с ним.»
Евгения, бухгалтер
Возмещение Эдуард выдавал наличными по тетради раз в две недели, и мастер ждал свои деньги в среднем 12 дней, а Эдуард узнавал, сколько ушло на материалы, только когда Евгения закрывала месяц. За 30 дней до старта пропали 19 чеков, примерно на 7 800 ₽. Это деньги мастеров: без чека Эдуард не возмещает.
Споры из-за этого шли каждый месяц. Мастер говорит, что покупал клей на 400 ₽, а чека в тетради нет: страница отклеилась, или тетрадь полежала под сиденьем рядом с мокрым зонтом. Эдуард платил на слово, если сумма маленькая, и не платил, если большая. Мастерам не нравилось ни то, ни другое, а в 1С такие деньги шли прочим расходом без документа.
Дни 1-515-19 июля
352 чека из пяти тетрадей
Тетради за 30 дней до старта Евгения отдала нам целиком. Все 352 чека разложили по типам, и картина оказалась проще, чем казалась. Семь типов покупок дают 337 из 352 чеков, 96%, и почти у всех есть QR-код. Без него только частный кожевник: кожу и подошвы на развес он отпускает по товарному чеку, написанному от руки.
Бензин бригады - самая частая строка, но в деньгах больше всего уходит на заготовки ключей: у оптовика их берут коробками по 50-100 штук. Мелкие парковки у торговых центров чаще всего и терялись: чек на 120 ₽ выпадает из тетради первым.
Отдельно посмотрели, когда мастера покупают. Почти все чеки приходятся на утро до открытия точки и на обеденный провал, когда клиентов меньше. У кассы у мастера есть минута на фото. Вечером, после смены, чек уже в кармане фартука рядом с тюбиком клея.
Продавцов из тетрадей Евгения завела в 1С поставщиками, у каждого своя статья по умолчанию. Так бот сам понимает, что чек оптовика фурнитуры - это ремонт обуви, а заправка - расходы бригады.
Номенклатуру разделили так же: материалы для обуви, заготовки ключей, расходы бригады и хозтовары. Позиции по чеку бот ищет в этом справочнике, а новые наименования отдает Евгении.
Дни 6-1220-26 июля
Прогон на июньских тетрадях
Правила бота уместились на одну страницу. Данные чека берутся из QR-кода и проверяются в сервисе проверки чеков: сумма, дата, продавец. С фото бот читает только строки товаров. Точку бот определяет по тому, кто прислал чек, и не задает мастеру ни одного вопроса.
Эдуард в комментарии добавил условие про бригаду: Марат покупает сразу на все точки, и его чеки нельзя относить на одну. Так появилась строка «точка» в подписи к чеку, которую Марат пишет одним словом.
Прогон сделали на 60 чеках из июньских тетрадей. С первого раза без ошибок прошли 49. Бот путал набойки с наждачными лентами, потому что у оптовика они идут под одним кодом, и дважды принял один и тот же чек, сфотографированный с разворота тетради. После правок справочника прошли 57 из 60. Три чека выцвели так, что QR-код не читается, но живой чек у кассы бот попросит переснять сразу.
Прогон ушел в рабочий чат 22 июля. Эдуард решил не тянуть: тетради закрыли с ближайшего понедельника, а мастерам он все объяснил голосовым.
Дни 13-1627-30 июля
15 чеков из машины за один объезд
Бот запустили в понедельник, 27 июля. Мастерам Эдуард сказал коротко: тетради больше не ведем, чек снимаем у кассы, деньги во вторник на карту. К обеду первого дня пришли 23 чека, к вечеру 41.
В четверг у Марата был закупочный объезд. За день из машины Марат отправил 15 чеков, все за материалы для ремонта обуви, прямо у магазинов, между оптовиком фурнитуры и кожевником. Евгения увидела этот расход в 1С в тот же день, в 15:40, а не через месяц.
Из 15 чеков бот принял 14. Пятнадцатый, товарный чек кожевника на 1 200 ₽, ушел в очередь Евгении: QR-кода нет, сумму она сверила по фото. Весь объезд, 9 870 ₽, виден в реестре в начале страницы.
Для бригады это главное изменение. Раньше Марат возил в бардачке пять тетрадей и свои чеки в конверте, а за объезд, на который иногда уходило больше 10 тысяч своих денег, получал возмещение через месяц.
Тот же объезд сразу показался и в остатках. Раньше заготовки ключей приходовались на точку раз в месяц, по тетради. Теперь Эдуард видел, что на Пермякова домофонных заготовок осталось 6 штук, и Марат отвез туда коробку в пятницу, не дожидаясь звонка мастера.
Дни 24-297-12 августа
Коробка июньских чеков выбрала лимит за выходные
В пятницу, 7 августа, Евгения решила закрыть хвост. На точке у рынка нашлась коробка с июньскими чеками, которые не успели вклеить, 140 штук. Вечером она сфотографировала их в бот одной пачкой, чтобы не набивать руками.
Каждый чек бот проверяет в сервисе проверки чеков. У аккаунта есть суточный лимит запросов, и мы считали его с запасом на обычный поток. 140 чеков подряд выбрали его за вечер. Дальше сервис отвечал отказом, а бот повторял запросы и снова упирался в лимит.
Мастерам при этом приходило «Чек получен», и они считали, что все в порядке. В субботу, воскресенье и понедельник 63 чека от пяти человек легли в статус «ожидает проверки». Во вторник реестр собрался без них.
Вера первой спросила, где ее 3 480 ₽. До разбора ушло два часа: ошибок в боте не было, был отказ сервиса, о котором никто не узнал. Все 63 чека проверили во вторник вечером, когда лимит обновился, а 18 940 ₽ ушли пятерым мастерам в среду, на день позже обычного.
Исправили: старые чеки идут отдельной ночной очередьюАрхивные чеки теперь идут через отдельную ночную очередь с собственным лимитом и не мешают дневному потоку. Если сервис проверки не отвечает дольше 30 минут, бот пишет в рабочий чат. Мастеру вместо «Чек получен» приходит «Чек получен, проверяю» и через минуту второе сообщение с итогом. Через неделю это сработало: сервис дважды отвечал медленно, и Евгения знала об этом раньше мастеров.
День 4326 августа, ср
Месяц с ботом: счет на 4 200 ₽
В среднем Евгения тратит на чек 41 секунду: открыть очередь, сверить чек без QR-кода, нажать «принять». Остальное делает бот. Раньше на чек уходило около 6 минут, а под конец месяца, когда приходили все тетради сразу, и до 9.
Чеки в очереди - это в основном кожевник и новые продавцы, которых еще нет в справочнике. За месяц таких набралось 31, по 4-5 в неделю. Потерялись два чека, оба на парковке: мастер не снял их у паркомата.
Кожевник по-прежнему пишет товарные чеки от руки, и каждый Евгения смотрит сама. Переводить его на кассу Эдуард не стал: кожа у него на треть дешевле, чем у оптовика, и 18 чеков в месяц того стоят.
Август сильнее июля: поправка на сезон
Август для мастерской обуви сильнее июля. Перед сентябрем несут школьную обувь, первые осенние ботинки, меняют молнии на куртках. Чеков пришло 389 вместо 352, на 11% больше.
Если бы их разбирали по-старому, по 6 минут, счет за август был бы не 39 часов, а около 43. Значит, с поправкой на сезон бот сэкономил Евгении 36 часов, а не 32. Окупаемость ниже считаем по меньшей цифре.
Выручка пяти мастерских и бригады за эти 30 дней - 2,5 млн ₽. Расходы по чекам мастеров - 112 300 ₽, около 4,5%. Раньше эту долю Эдуард узнавал раз в месяц, теперь видит каждую неделю по точкам. Павильон у рынка тратит на материалы почти вдвое больше островков: там больше подошв и кожи.
Окупаемость по счету бухгалтера
Считаем по часам Евгении: они стоят в счете, и их легко проверить. Возмещение мастерам - деньги мастеров, на прибыль Эдуарда оно не влияет.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Часов бухгалтера на чеки было | 39 |
| Часов стало | 7 |
| Сэкономлено часов | 32 |
| Час бухгалтера | 600 ₽ |
| Экономия в месяц | 19 200 ₽ |
| Распознавание и сервис проверки в месяц | 1 900 ₽ |
| Пакет «Поток» | 39 900 ₽ |
| Окупаемость | около 10 недель |
Окупаемость - около 10 недель. С поправкой на сезон срок короче на неделю, но на нее мы не рассчитываем: в октябре чеков станет меньше. Отдельно Эдуард отметил другое. Мастера перестали напоминать ему про возмещение, а Марат перестал возить по городу пять тетрадей.
Есть и деньги помимо часов, хоть и небольшие. За 30 дней до старта Эдуард оплатил на слово 11 потерянных чеков на 3 100 ₽, и в 1С они легли прочим расходом без документа. В августе на слово он не платил ни разу.
Вопросы и ответы
Что делать с чеками без QR-кода?
Бот принимает фото и отправляет его в очередь бухгалтера. Здесь это товарные чеки кожевника, около 5% всех чеков. Евгения сверяет сумму по фото и нажимает «принять».
Мастер может отправить один чек дважды?
Бот не примет второй раз чек с тем же фискальным номером, даже с другого телефона. На прогоне это ловилось на фото разворота тетради, где один чек попадал в два кадра.
Что будет, если сервис проверки чеков не отвечает?
Чек ждет в очереди, а бот через 30 минут пишет в рабочий чат. Так стало после сбоя в августе, когда 63 чека пять дней висели без проверки и никто об этом не знал.
Во что обходится бот каждый месяц?
Около 1 900 ₽ на распознавание и запросы к сервису проверки. Это три часа работы бухгалтера по ставке Евгении.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите фото 30 чеков за прошлый месяц, покажем, сколько из них бот разберет сам и сколько часов бухгалтера это вернет.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.