Выход новичка на план
6 нед→4 нед
Влас - за 3
Кейс · Подготовка к ЕГЭ и ОГЭ · База знаний с ИИ
Две недели раскачки новичка стоили центру 252 000 ₽ первых оплат
Учебный центр в Воронеже сначала посчитал, во что обходится медленный выход новых менеджеров на план, и только потом решил, нужен ли бот-наставник. Ниже расчет до запуска, внедрение, одна старая привычка старшего менеджера и сверка плана с фактом.
- Ниша
- Подготовка к ЕГЭ и ОГЭ
- Город
- Воронеж
- Канал
- Telegram, бот для отдела продаж
- Внедрение
- 5-17 августа 2026
- Пакет
- Рабочая база, 49 900 ₽
- Замер
- два набора по 30 дней
Заявка → оплаченный договор у новичков
8%→12%
17 договоров вместо 11
Ответ на вопрос новичка
34 мин→14 сек
раньше ждали старшего
Часы старшего на вопросы
11 ч→2 ч
в неделю
Во что обходилась шестинедельная раскачка
Директор учебного центра Элеонора Викторовна попросила начать не с бота, а с денег. Мы подняли в Битрикс24 карточки 11 новичков за три года и нашли неделю, когда каждый впервые закрыл свой план: 3 договора в неделю. В среднем на это уходило 6 недель, у одного - 8.
Пока новичок раскачивается, он закрывает около одного договора в неделю вместо трех. Две лишние недели на трех новичках - это 12 договоров, которые ушли в другие центры. Средняя первая оплата у июльского набора - 21 000 ₽: кто-то платит месяц, кто-то сразу год.
252 000 ₽первых оплат недобрано за две лишние недели набора
75 600 ₽валовой прибыли с них при марже 30%
44 чв июле ушло у старшего менеджера на вопросы
Третья строка не попадает в рубли напрямую. Фируза, старший менеджер, отвечала новичкам в рабочем чате и в личке. В июле она не закрыла свой личный план. До этого три года закрывала его каждый месяц.
«В июле я не продаю, я работаю справочным бюро. Новенький на линии с родителем, а я бегу к нему с прайсом и считаю скидку на второй предмет.»
Фируза, старший менеджер
Девять предметов и два набора за лето
Центр на Кольцовской готовит к ЕГЭ и ОГЭ с 2017 года: девять предметов, мини-группы до 8 человек, индивидуальные занятия и онлайн. Учебный год идет с сентября по май, а продают его летом: с июля по середину сентября приходит больше половины годовых заявок.
Заявки с сайта, ВКонтакте и звонков разбирают шесть менеджеров в Битрикс24. Под сезон центр берет еще троих, в этом году дважды: 6 июля и 17 августа. Второй набор и стал опытным: Влас, Ника и Арсений начали работать уже с ботом.
- Мини-группа ЕГЭ - 6 400 ₽ в месяц, ОГЭ - 5 200 ₽, учебный год - 9 месяцев.
- Второй предмет - минус 10%, оплата за весь год сразу - минус 7%. Скидки не суммируются.
- Центр с лицензией: родители получают социальный налоговый вычет. Маткапиталом можно оплатить только очные группы, так написано в договоре с фондом.
- Пробное занятие бесплатно, договор подписывают после него вместе с первым платежом.
Сколько договоров нужно, чтобы база окупилась
Расчет до запуска уместился в одну таблицу. Взяли маржу после оплаты преподавателей и аренды, около 30%, и первую оплату договора, а не годовую стоимость: деньги за остальные месяцы придут потом, и их мы в расчет не кладем.
Вопрос был простой: сколько оплаченных договоров сверху должен принести один набор новичков, чтобы 49 900 ₽ вернулись месяца за два. Вышло пять. Последний столбец мы дописали уже после замера, чтобы сверка была рядом с планом.
| Статья | План до запуска | Факт за 30 дней |
|---|---|---|
| Договоров сверху | 5 | 6 |
| Средняя первая оплата | 21 000 ₽ | 22 163 ₽ |
| Выручка сверху | 105 000 ₽ | 132 978 ₽ |
| Маржа | 30% | 30% |
| Валовая прибыль | 31 500 ₽ | 39 900 ₽ |
| Модель и сервисы в месяц | 2 400 ₽ | 2 400 ₽ |
| Пакет «Рабочая база» | 49 900 ₽ | 49 900 ₽ |
| Окупаемость | около 7 недель | около 6 недель |
Чего в таблице нет: часов Фирузы и ее собственного плана. Директор считала это главным эффектом, но в деньги его не переводили, чтобы не подгонять расчет под ответ.
Дни 1-65-10 августа
446 вопросов июльского набора: 403 уже были в документах
Начали с рабочего чата отдела. Трое июльских новичков за первые четыре недели задали Фирузе 446 вопросов в 127 ветках переписки. Мы разметили каждый и проверили, есть ли ответ в прайсе, акциях или регламентах.
11 тем дают 93% вопросов, 415 из 446. На 403 из них ответ уже был записан, только в шести разных файлах. Чаще всего спрашивали цены и форматы, 96 раз, на втором месте скидки, на третьем свободные места в группах. Про технику продаж новички почти не спрашивали.
Прайс на новый учебный год, акции, правила возврата, памятку по вычету и маткапиталу, расписание групп и инструкцию по договору в Битрикс24 свели в одну базу. У каждого документа появились дата редакции и ответственный.
Элеонора Викторовна оставила в регламенте одно жесткое правило: льготные скидки бот не обещает. Многодетным и сотрудникам партнеров скидку дают только по документу и после решения старшего менеджера.
Дни 7-1011-14 августа
44 вопроса Фирузы: экзамен для бота
Новичок пишет боту так же, как писал бы Фирузе: коротко, с ошибками, прямо во время звонка. Бот ищет ответ только в базе центра и под каждым ответом ставит документ, пункт и дату редакции.
МенеджерПишет вопрос в Telegram во время звонка или переписки с родителем.
Поиск по базеБот находит пункты в прайсе, акциях и регламентах действующих редакций.
Таблица группСвободные места бот читает из таблицы, которую методист обновляет вечером.
ОтветКороткий текст, который можно зачитать родителю, и ссылка на источник.
Старший менеджерПолучает только льготы, нестандартную рассрочку и вопросы без ответа в базе.
Фируза выбрала 44 вопроса, на которых спотыкался каждый набор, и написала к ним свои ответы. Мы задавали их боту и сверяли с ее версией.
В первом прогоне Фируза согласилась с 32 ответами из 44. Бот складывал скидку за второй предмет со скидкой за год, обещал рассрочку на 12 платежей вместо 9 и путал субботние группы. Во втором прогоне - 41. Три спорных так и остались: два про льготы, где бот сразу отправляет к Фирузе, и один про то, как уговорить сомневающегося родителя. Это не факт из прайса, и бот на него не отвечает.
Дни 13-1517-19 августа
Звонок, на котором новичок не позвал старшего
Бота выдали августовскому набору в понедельник, 17 августа, вместе с доступом к Битрикс24. Фирузу попросили на вопросы про цены отправлять к боту и самой не отвечать.
В среду Влас третий день работал менеджером. Ему позвонила мама одиннадцатиклассника: профильная математика и физика, мини-группа, оплата частями. И два вопроса, на которых новички обычно идут за помощью: скидка на второй предмет и налоговый вычет.
Влас написал вопрос боту и через 9 секунд прочитал маме ответ: 109 440 ₽ за год на два предмета, 10% скидки на второй, справка для вычета по запросу. Под ответом стояли документ и пункт.
Через два дня Корниловы подписали договор и внесли первый платеж, 12 160 ₽ за сентябрь. План по направлению «подготовка к ЕГЭ», 3 договора в неделю, Влас взял за 3 недели работы, хотя раньше новички раскачивались два месяца.
Дни 22-3426 августа - 7 сентября
Ответ из лички, мимо бота
В среду, 26 августа, Ника вела переписку с мамой девятиклассника из Семилук. Семья хотела ОГЭ по математике онлайн и спросила про маткапитал. Ника не стала писать боту: она написала Фирузе в личку, и та ответила по памяти: «можно».
Сафоновы подписали договор на онлайн-группу и подали заявление в фонд. 7 сентября бухгалтер Снежана написала в рабочий чат: фонд вернул заявление. В договоре центра с фондом только очные группы, и это же стоит в базе бота с первого дня.
Ездить в Воронеж на очные занятия семья не могла. Элеонора Викторовна позвонила маме сама, извинилась и дала сентябрь за полцены, 2 600 ₽ вместо 5 200 ₽. С октября Сафоновы платят из своих, маткапитал оставили на колледж.
Мы подняли логи. Ника про маткапитал бота не спрашивала ни разу. А Фируза за первые две недели ответила новичкам в личке на 17 вопросов, мимо бота и мимо базы. Три ответа расходились с регламентом.
«Мне быстрее ответить, чем объяснять, что надо спросить бота. Я это делала на бегу и не думала, что по памяти уже устарело.»
Фируза, старший менеджер
Исправили: в личке только «спроси бота»Код бота не трогали. Договорились о привычке: на вопрос о факте в личке Фируза отвечает одной фразой «спроси бота», а если в базе ответа нет, пишет его в ветку «Добавить в базу», и методист вносит пункт за день. На планерке по понедельникам Элеонора Викторовна смотрит, о чем новички спрашивали бота, а о чем людей.
Сработало наполовину. Во второй половине замера в личку пришло 6 вопросов вместо 17, и Фируза признается, что два из них опять ответила сама: родитель был на линии. Зато маткапитал Ника теперь проверяет у бота.
30 дней17 августа - 15 сентября
Расчет и замер: что сошлось, а что нет
Сравнили первые 30 дней двух наборов. Июльский работал с 6 июля по 4 августа без бота, августовский - с 17 августа по 15 сентября с ботом. Заявок на новичков распределили почти поровну.
| Новички, первые 30 дней | Июльский набор | Августовский набор |
|---|---|---|
| Заявок в работе | 138 | 146 |
| Оплаченных договоров | 11 (8%) | 17 (12%) |
| Вопросов старшему | 446 | 61, еще 538 боту |
| Ожидание ответа | 34 мин | 14 сек |
| Часы старшего на вопросы | 11 ч в неделю | 2 ч в неделю |
| Выход на план | 6 нед в среднем по прошлым наборам | 4 нед: Влас 3, Ника 4, Арсений 5 |
С расчетом сошлось главное: договоров сверху 6 при плане 5. Средняя первая оплата вышла выше расчетной, потому что в начале сентября шесть семей оплатили год сразу со скидкой 7%. На следующий набор так рассчитывать нельзя: в марте за год вперед почти не платят.
Не сошлось другое. Мы ждали, что вопросы к Фирузе уйдут почти целиком, а их осталось 61, и 23 из них пришли в личку. Ожидание ответа упало до секунд только там, где новичок спрашивал бота.
Воронка августовского набора на 15 сентября: 17 оплаченных договоров. Корниловы, первая крупная сделка Власа, оплатили сентябрь. Сафоновы стоят там же, со своим платежом за полцены.
Через месяц: 4 недели вместо 6
Итоги обсуждали в чате 16 сентября: Элеонора Викторовна спросила, сколько у новеньких, раньше, чем мы успели прислать отчет.
- Из трех августовских новичков первым план взял Влас, на третьей неделе; в среднем набор уложился в 4.
- Оплаченных договоров за первые 30 дней 17, у июльского набора было 11.
- Фируза тратит на вопросы 2 часа в неделю вместо 11 и в августе закрыла свой план.
- Личка никуда не делась: 6 вопросов за две недели, и часть из них Фируза по-прежнему отвечает сама.
Вопросы и ответы
Новичок не перестанет думать сам, если на все отвечает бот?
Бот отвечает на вопросы о фактах: цены, скидки, вычет, расписание. Как говорить с сомневающимся родителем, новички по-прежнему учатся у старшего. Таких разговоров у Фирузы стало больше, а справочных меньше.
Что делать, если старший менеджер продолжает отвечать новичкам сам?
Не запрещать, а перенаправлять: на вопрос о факте - ссылка на бота, на вопрос, которого нет в базе, - ответ в ветку «Добавить в базу». У нас это сократило личку почти втрое, но не до нуля.
Кто обновляет прайс и акции в базе?
Методист загружает новый документ и ставит дату, с которой он действует. Старая редакция уходит в архив, бот ее больше не видит.
Бот отвечает родителям напрямую?
Нет, это бот только для сотрудников. Родитель разговаривает с менеджером, а менеджер подглядывает в бота. Так проще проверять ответы.
Сколько вопросов нужно, чтобы проверить бота перед запуском?
Мы брали 44, которые выбрала старший менеджер. Число тут вторично. Важно, что это вопросы, на которых спотыкались прошлые наборы, и ответы к ним пишет тот, кто отвечал раньше.
Окупится ли база, если новичков берут раз в год?
Считайте по своим цифрам: недели раскачки × недобранные договоры × первая оплата. Если набор один и маленький, база может окупаться полгода, и это стоит знать до старта.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Разберем ваши переписки и бесплатно покажем, как бот ответит вашим клиентам.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.