Первая версия помощника пересказывала кодекс, вторая отвечает письмами бюро

Дни 1-211-12 мая

Сорок пять минут, чтобы найти свое же письмо

Бюро на Анохина работает с 2011 года. Шесть человек: директор и патентный поверенный Ингрид Матвеевна Тойвонен, поверенная Агнесса, юрист, два помощника и делопроизводитель Капитолина. Клиенты - форелевые хозяйства, турбазы, пекарни, лесозаготовители с полезными моделями для техники.

На первой встрече Ингрид Матвеевна назвала боль одной фразой: бюро пятнадцать лет пишет ответы экспертизе и клиентам, а найти их нельзя. Письма лежат в почте, сканы решений - в папках по годам, позиции бюро - в голове у нее.

«Агнесса спрашивает меня, как мы отвечали на сходство с «Онего» в 2024 году. Я помню, что отвечали и выиграли. Где письмо - не помню. Полчаса ищем вдвоем.»

Ингрид Матвеевна Тойвонен, директор бюро

Дни 3-513-15 мая

Что поверенные спрашивают друг у друга

Капитолина выгрузила из рабочего чата и почты вопросы сотрудников за март и апрель. Мы разложили их по темам.

docs.google.com/spreadsheets⤢

143 из 148 вопросов (97%) - девять тем. Чаще всего спрашивают про пошлины Роспатента и сроки, на втором месте - как бюро отвечало экспертизе на сходство до степени смешения. Самый частый вопрос клиента «сколько регистрация товарного знака?» тоже здесь: поверенный каждый раз пересчитывает пошлины и классы.

Уже тогда было видно, что 46 вопросов из таблицы - про практику самого бюро: прошлые ответы экспертизе, шаблоны писем, цены бюро. Мы на это посмотрели и решили начать с законов. Это была ошибка.

Дни 6-916-19 мая

Первая версия: кодекс и руководство Роспатента

Логика была простая: законы не меняются каждую неделю, тексты чистые, в них не нужно разбираться. Письма бюро - тысячи файлов разного качества, их разбор займет время. Решили запустить на законах, а письма добавить потом.

1. 16 маяЧасть четвертая ГК РФ, глава о товарных знаках и патентах
2. 17 маяПравила составления заявок и руководство по экспертизе Роспатента, 1 800 страниц
3. 18 маяПоложение о пошлинах и перечень классов МКТУ с пояснениями
4. 19 маяБот в общем рабочем чате Telegram, ответ со ссылкой на статью

Ингрид Матвеевна на это согласилась. Ей тоже казалось, что главное - не перепутать статью.

День 1020 мая

Первый вопрос, первый пересказ

В среду первую версию включили в общем чате бюро. Первой спросила Агнесса, про того самого «Онего».

⤢

Ответ был верный и бесполезный. Пункт 6 статьи 1483 Агнесса знает наизусть. Ей нужно было письмо 2024 года, где бюро доказало, что «Онего» для форели и «Онего» для мебели не смешаются. Такого письма в базе не было.

Дни 11-2321 мая - 2 июня

Две недели, которые не взлетели

За две недели помощнику задали 31 вопрос. Полезных ответов было 9, это 29%. Время поиска по журналу Капитолины почти не изменилось: 43 минуты вместо 45.

«Я перестала его спрашивать на третий день. Он пересказывает кодекс, а кодекс я и так знаю.»

Агнесса, патентный поверенный

Цифры были полбеды: вопросы шли в общий чат. Спросить при всех и получить пересказ статьи - неловко. Помощник стал темой для шуток, и к концу второй недели ему писала только Капитолина, про шаблоны писем, которых в базе тоже не было.

День 243 июня

Почему первая версия не взлетела

Разбирали втроем: Ингрид Матвеевна, Агнесса и мы. Причин нашли три, и все они были видны еще в таблице вопросов.

• Не та база. Закон поверенные знают. Ищут они практику бюро: что отвечали, что сработало, сколько брали.
• Ссылка вместо цитаты. «Ст. 1483 ГК» поверенному ничего не дает. Нужен абзац из письма, номер дела и дата.
• Общий чат. Вопрос при всех - это вопрос, который не зададут. Нужен личный бот у каждого.

Решили переделать за неделю. Капитолина разобрала архив писем за пять лет, Ингрид Матвеевна впервые записала позиции бюро текстом.

Дни 25-314-10 июня

Вторая версия: 640 ответов экспертизе

В базу вошли 640 ответов на уведомления экспертизы, 71 шаблон писем клиентам из 96, решения Палаты по патентным спорам по делам бюро и документ «Позиции бюро». Законы остались, но теперь они идут вторым источником, после практики.

Архив разбирала Капитолина. Письма лежали в почте по клиентам, решения Роспатента - в папках по годам, а номер дела часто был только в теме письма. За пять дней она связала 640 ответов с делами: у каждого письма теперь есть номер заявки, классы МКТУ и итог экспертизы. Без итога ответ бесполезен: поверенному важно знать не только что бюро написало, но и чем это кончилось.

docs.google.com/document⤢

Комментарий Ингрид Матвеевны оказался самым важным в документе. Про цену помощник отвечает только по прайсу бюро и всегда отдельно пишет пошлины.

Проверили на 52 тестовых вопросах, которые Агнесса собрала из реальных. Те же вопросы задали и первой версии, чтобы было с чем сравнить.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Первая версия ответила верно на 22 из 52, вторая - на 47 из 52. Пять промахов второй версии - письма 2023 года, которые лежат сканами без текстового слоя. Их Капитолина будет перепечатывать до осени.

Вопрос про пошлины за три класса обе версии прошли: сумма есть, ссылка на Положение есть. Редакцию Положения в тот день никто не проверял.

День 3211 июня

Личный бот вместо общего чата

Вторую версию запустили в четверг, 11 июня. Каждый получил помощника в личные сообщения, бот в общем чате выключили. Агнесса снова начала с «Онего» - ее диалог с ботом на первом экране страницы.

Ответ с цитатой из письма бюро, номером дела и датой занял у нее 2 минуты, считая проверку. Капитолина тем же вечером нашла шаблон письма клиенту об отказе, который раньше искала по папкам.

Первую неделю мы читали каждый ответ помощника вместе с Агнессой. Два раза он нашел письмо по похожему делу, но с другим классом МКТУ, и прямо написал об этом в ответе. После этого Ингрид Матвеевна перестала просить показывать ей каждую цитату.

web.telegram.org/a⤢

Дни 62-6411-13 июля

Месяц с личным ботом: цитата за две минуты

Для сравнения взяли 30 дней до начала работ, с 11 апреля по 10 мая, и 30 дней второй версии. Две недели первой версии в замер не попали: время поиска за них почти не изменилось, 43 минуты против 45.

62 вопроса из 71 помощник закрыл с цитатой и датой. 9 ответов пришли с пометкой «редакция не подтверждена», Агнесса проверяла их сама, по 45 минут, как раньше. В двух редакция действительно оказалась старой.

docs.google.com/spreadsheets⤢

В канбане на 10 июля «Лососинное» уже в «Заявка подана». За месяц в воронке стало 30 заявок вместо 28, но это не помощник, а сезон: летом турбазы спешат с названиями.

bitrix24.ru/crm/deal/kanban⤢

Цифры месяца Ингрид Матвеевна попросила в чате сама.

web.telegram.org/a⤢

День 6514 июля

Во что обошлась первая версия

В деньгах здесь только часы поверенных. Новых клиентов помощник не приводит, а пошлины и сроки Роспатента от него не зависят.

Три недели первой версии денег не сэкономили, поэтому к сроку их нужно прибавить: выходит около 18 недель, больше четырех месяцев. Доплата 7 400 ₽ за «Лососинное» добавляет к сроку еще около 9 дней.

Следующую тему, споры по доменам, Агнесса собирает так же: сначала письма и позиции бюро, кодекс потом, а у каждого источника с первого дня стоит дата редакции.

Вопросы и ответы