Позиции в дефектуре
20→6
за месяц, из 186 позиций склада
Кейс · Комбинат питания для предприятий · ИИ-агент
Агент считал сливки по 1С, а их унесли по бумажному журналу
Комбинат питания кормит семь предприятий и каждую неделю докупал в гипермаркете то, что кончилось на складе. Агент закупок теперь каждое утро считает заказ по остаткам 1С и меню. Самый неприятный день месяца устроил бумажный журнал на двери холодильной камеры.
- Ниша
- Комбинат питания, 2 400 порций в день
- Город
- Ярославль
- Канал
- Яндекс Почта, письма поставщикам
- Внедрение
- 24 августа - 3 сентября 2026
- Пакет
- Бизнес, 49 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и после
Срочных докупок в магазинах
58→16
с такси и розничной ценой
Неходовой остаток
412 тыс. ₽→268 тыс. ₽
лежит дольше 60 дней
Время на заказы поставщикам
96 мин→14 мин
в день у закупщицы
2 400 порций, 14 поставщиков и 58 поездок в гипермаркет
Из одной кухни в Ярославле обедают семь предприятий: две заводские столовые и комплексные обеды в термобоксах для пяти площадок поменьше. В будни это около 2 400 порций, в выходные вчетверо меньше, плюс банкеты по субботам.
Меню идет двухнедельным циклом, на каждое блюдо есть техкарта. Склад и поставщики живут в 1С УНФ. Мясо возят по вторникам и средам, молочное трижды в неделю, бакалею раз в неделю, овощи каждый день.
Все закупки на одной Глафире. Каждое утро она открывала остатки, вспоминала меню, звонила шефу и писала поставщикам. В среднем 96 минут в день, по понедельникам больше двух часов.
Утро выглядело так. В 6:40 Глафира открывала отчет об остатках, параллельно бумажное меню на две недели с пометками Евдокии, и считала в голове: гуляш в среду, значит говядины надо 60 кило, а на складе 38. Потом звонок шефу, потом пять писем и три звонка поставщикам, у каждого свой минимум и своя упаковка. Если в понедельник кто-то болел, заказ на молочное уходил после обеда и приезжал на день позже.
«Если в меню три дня гуляш подряд, я это узнавала, когда говядина кончалась. И ехала в гипер с пакетами на такси.»
Глафира, закупщица
Склад одновременно пустой и переполненный
За 30 дней с 5 августа по 3 сентября мы сложили кассовые расходы из 1С и журнал замен, который ведет шеф-технолог Евдокия.
20позиций за август уходили в ноль
58поездок докупать в рознице
34замены в меню из-за пустого склада
412 тыс. ₽лежали дольше 60 дней
Сливок и говядины не хватало каждую неделю. При этом консервированные ананасы на 40 тысяч стояли с весны: их докупили «для порядка» после банкета.
Дни 1-824-31 августа
Расход по меню, график поставщика, минимальный заказ
Выгрузили из 1С остатки по дням (срез на 26 августа вверху страницы: сливок и сыра ноль, ананасов 214 банок), приходы и списания по техкартам за три месяца и положили рядом меню и график поставок. 20 позиций из 186 (11%) за август хотя бы раз уходили в ноль.
| Позиция | Дней в нуле за август | Почему |
|---|---|---|
| Сливки 33% | 7 | расход скачет по меню, а заказ одинаковый |
| Говядина лопатка | 5 | гуляш и плов попадают на одну неделю цикла |
| Бедро куриное | 4 | птицу возят только по вторникам |
| Сыр полутвердый | 4 | банкеты съедают недельный запас |
| Зелень | 6 | короткий срок, берут мало «на всякий случай» |
Почти все случаи - один из двух сценариев. Расход по меню вырос, а заказ остался прежним. Или позиция кончается за несколько дней до плановой поставки, и до нее дотягивают через магазин.
Правила записали в Google Документ вместе с Глафирой и шеф-технологом Евдокией: точка заказа - расход по техкартам до следующей поставки плюс день запаса, у каждого поставщика свои дни, минимум и упаковка.
Директор Бахтияр оставил комментарий про ананасы: вне меню ближайших двух недель агент не заказывает ничего, даже при нуле на складе. Банкеты агент тоже не считает, их Евдокия заводит отдельно.
1С УНФВ 6:30 остатки по сухому складу и холодильной камере, приходы за 90 дней.
Меню и техкартыРасход каждой позиции по дням на две недели вперед.
АгентТочка заказа, день запаса, кратность и минимальный заказ поставщика.
Яндекс ПочтаК 7:00 черновики писем поставщикам с позициями и датой.
ГлафираПроверяет, правит, отправляет. Спорное помечено красным.
Дни 9-121-4 сентября
52 августовские ситуации, потом первое настоящее утро
Прогоняли на истории: 52 случая августа, когда позиция кончалась или лежала мертвым грузом. Глафира записала, что надо было заказать, мы сравнивали с решением агента.
В первый раз агент совпал с Глафирой в 33 случаях из 52: заказывал зелень на неделю при сроке годности три дня, считал банкет обычным расходом и дозаказывал ананасы. После правок совпало 47. Пять случаев остались спорными и такими и записаны: два банкета, которые в августе перенесли на день, в 1С не видны никому. Еще три закупки зелени Глафира решала на рынке по виду товара, и правила для этого нет.
Еще прогон вскрыл единицы. На складе бедро в килограммах, у «Птицы Верхневолжья» коробки по 12 кг. Агент писал бы «бедро - 40», а поставщик читал бы коробки. Единицы каждого поставщика внесли в правила до запуска.
В пятницу, 4 сентября, в 7:00 у Глафиры было 9 черновиков: мясо, молочное, бакалея, овощи и пять поставщиков поменьше. На проверку ушло 18 минут. Агент заметил плов в меню следующей среды и добавил 30 кг риса, о которых она вспомнила бы только во вторник.
Первую неделю Глафира сверяла каждый черновик со своим расчетом. К пятнице перестала: расхождения были мелкие и почти все в пользу агента.
Дни 20-2312-15 сентября
Банкет ушел по журналу, а 1С узнала через три дня
В субботу, 12 сентября, комбинат кормил свадьбу на 300 человек. Су-шеф Геннадий взял из холодильной камеры 18 л сливок и 25 кг сыра и записал их ручкой в журнал на двери. Так делали всегда: по выходным в 1С на складе никто не заходит.
Журнал висел на двери камеры на шнурке, вместе с ручкой. По будням его почти не открывали. В выходные он был единственным учетом: кладовщица по субботам не работает, а повара заходить в 1С не любят, пароль от планшета знали двое. В понедельник утром Римма переносила записи из журнала в списания, если успевала до первой поставки. В тот понедельник не успела: пришла машина с овощами, и журнал дождался вторника.
В понедельник в 6:30 агент увидел в 1С 22 л сливок при расходе 14 л до среды и заказ на среду не поставил. Во вторник в 8:52 на кухне сливок не оказалось. Списание по банкету кладовщица Римма провела в 1С в 8:47, когда уже было поздно.
Глафира поехала в гипермаркет и купила 12 л сливок и 3 кг сыра за 6 840 ₽. На заводе «Ярсталь» крем-суп в тот день заменили рассольником, и одна из трех замен месяца была как раз эта.
Код тут почти ни при чем. Агент посчитал ровно то, что было в 1С, а в 1С не было субботы. Поэтому решение Бахтияр принял про людей.
Исправили порядок выдачи, а не агентаЖурнала на двери камеры больше нет: выдача только через 1С на планшете у двери, в выходные тоже. Банкеты Евдокия заводит заранее требованием, агент ставит его в резерв. Если банкет в календаре есть, а списания к утру понедельника нет, строка в отчете желтая. Через полторы недели, в субботу, Геннадий по привычке взял 4 кг масла на стикер. Римма увидела желтый листок на планшете и провела выдачу вечером, утренний расчет не пострадал.
Дни 30-3222-24 сентября
Говядина кончилась бы за 6 дней до поставки
Во вторник, 22 сентября, в утренней сводке стояла строка про комплексные обеды. Говядины лопатки 62 кг, расход по меню 21 кг в день: кончится 24-го, а плановая поставка мяса только 30-го.
- Агент: говядина кончится 24 сентября, за 6 дней до поставки. Предлагает внеплановый заказ 9 блоков по 20 кг.
- Глафира проверяет меню: гуляш и плов на этой неделе, расчет верный.
- Письмо в «Мясной двор» ушло: 180 кг на 23 сентября.
- Логопарк спрашивает по почте: «сколько стоит комплексный обед для 120 сотрудников?».
- Бахтияр отвечает: 285 ₽, старт с понедельника. Продуктов хватает.
Черновик письма агент приготовил к 6:30, Глафира отправила его после сверки с меню. Плановую поставку 30-го агент оставил как есть: внеплановая партия только закрывала разрыв в шесть дней.
В августе Бахтияр отказал похожему клиенту на 80 человек: не был уверен, что закупка успеет. В этот раз логопарк получил первые обеды в следующий понедельник, 34 200 ₽ в день. За первые три дня он заплатил 102 600 ₽.
30 дней4 сентября - 3 октября
Месяц с агентом: 6 пустых позиций вместо 20
Сравниваем 30 дней до агента, с 5 августа по 3 сентября, и 30 дней с ним, с 4 сентября по 3 октября. Порций почти столько же, в конце сентября на 120 больше из-за логопарка.
| Склад и закупки | 05.08-03.09 | 04.09-03.10 |
|---|---|---|
| Позиций в дефектуре | 20 (11%) | 6 (3%) |
| Поездок докупать в рознице | 58 | 16 |
| Замен в меню | 34 | 7 |
| Лежит дольше 60 дней | 412 тыс. ₽ | 268 тыс. ₽ |
| Глафира на заказах, в день | 96 мин | 14 мин |
| Часов закупщицы на заказы и поездки | 122 в месяц | 29 в месяц |
Шесть оставшихся пустых позиций - зелень и сыр под банкеты. Из 16 поездок четыре - за зеленью на рынок, так было и будет: овощебаза не возит меньше 5 кг. Неходовой остаток уменьшился на 144 тыс. ₽, ананасы и соусы ушли в сентябрьские десерты по списку агента.
Повод подвести итог дала бухгалтер Алевтина: в кассе за сентябрь 16 чеков срочных закупок вместо 58, и ей нужно было объяснение для отчета директору.
Часы Глафиры и наценка гипермаркета
Окупаемость здесь в часах закупщицы. Час Глафиры с взносами стоит около 380 ₽: 48 000 ₽ оклада плюс 30%, 165 рабочих часов. Поездка в гипермаркет с такси и разгрузкой - полтора часа.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Часов на заказы и поездки до и после | 122 и 29 в месяц |
| Освободилось часов в месяц | 93 |
| Стоимость часа закупщицы с взносами | 380 ₽ |
| Экономия в месяц | 35 340 ₽ |
| Модель, расписание, почта | 2 800 ₽ в месяц |
| Пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ разово |
| Окупаемость | около 7 недель |
Есть и деньги сверх часов. Розничная наценка гипермаркета - около 650 ₽ на поездку, 42 поездки, которых не было, это 27 300 ₽ в месяц. Еще 144 тыс. ₽ вышли из склада в сентябрьские десерты. Логопарк сюда не ставим вовсе: обеды продал Бахтияр, агент только не дал ему испугаться.
В октябре на двери холодильной камеры остался только гвоздь от шнурка. Журнал Римма сдала в архив вместе с ручкой, последней записью в нем стоит масло, 4 кг, и подпись Геннадия.
Вопросы и ответы
Что, если повар взял продукты и не провел это в 1С?
Агент посчитает по старому остатку, как у нас 14 сентября. Лечится порядком выдачи: у нас журнал на двери камеры убрали, выдача только через 1С на планшете, банкеты заводятся заранее требованием.
Письма поставщикам уходят без закупщицы?
Нет. Агент готовит черновики, Глафира проверяет и отправляет. Заказ больше обычного в полтора раза помечается красным и ждет отдельного подтверждения.
Как агент учитывает банкеты и разовые заказы?
Банкет он не берет в средний расход и не заказывает под него сам. Требование на банкет шеф-технолог заводит в 1С заранее, агент ставит его в резерв и вычитает из остатка.
Сколько поставщиков агент держит в правилах?
Все 14, с днями поставки, минимальным заказом и упаковкой каждого. Мясо возят по вторникам и средам, бедро у птицефабрики идет коробками по 12 кг, и агент пишет в письме коробки, а не килограммы.
Что агент делает с неходовыми остатками?
Раз в неделю дает список позиций без движения 60 дней и блюда цикла, куда их можно пустить. Решает шеф-технолог: в сентябре так ушли ананасы и соус терияки на 144 тыс. ₽.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите остатки и меню из 1С за месяц: посчитаем, сколько позиций у вас кончается до поставки и сколько часов закупщика уходит на поездки в магазин.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.