Один чек пришел с двух телефонов, и бот узнал его по фискальным данным

Конверт по пятницам и 26 часов в месяц

С 2019 года это клининг-бюро убирает квартиры и офисы в Нижнем Новгороде. Девять бригад по два-три человека, в выездном составе 23 человека, в офисе трое. Химию, микрофибру, такси до объекта и парковку бригады покупают сами, своими картами, а потом получают деньги назад.

До июля чеки жили в конвертах. В пятницу бригадир сдавал конверт в офис, бухгалтер Тоня раскладывала чеки по заказам, вбивала в 1С УНФ и считала, сколько кому вернуть. На один чек вместе с поиском заказа уходило около 3 минут.

«Вбить чек недолго. Долго понять, куда он. На чеке написано «Хозмаркет», а это квартира на Бекетова или офис на Варварской, знает только Света. И звонить ей приходится в пятницу после семи, когда она уже дома.»

Тоня, бухгалтер

Владелец, Рита, пришла с другим вопросом. В июне Тоня дважды нашла один и тот же чек в двух конвертах: у бригадира и у его помощницы. Обоим чуть не вернули деньги за одну покупку. Сколько таких Тоня не заметила, не знал никто.

Дни 1-98-16 июля

520 июньских чеков: треть из хозмаркетов

Тоня принесла в переговорку коробку из-под принтера: все 520 июньских чеков, перетянутых резинками по бригадам. Мы разложили их по типам и для каждого отметили, есть ли на чеке QR-код. В коде лежат дата, сумма и три фискальных номера. Без кода бот не прочитает сумму надежно, такой чек сразу уходит человеку.

docs.google.com/spreadsheets⤢

Семь типов закрывают 490 из 520, 94%. Первое место у химии из хозмаркетов, 168 чеков, 32%: средства от налета, обезжириватели, концентраты для уборки после ремонта. Такси до объекта, 88 чеков, приходит электронным чеком на почту, сотрудники пересылают скриншот письма.

Совсем без кода только вывоз мусора после ремонта: квитанцию пишут от руки. Прокат пароочистителя и парковка бывают и так и так. Эти чеки бот примет фотографией, но положит в очередь Тони.

Продавцы из чеков в 1С УНФ уже были заведены поставщиками, у каждого своя статья расходов. Это решило половину задачи: бот узнает продавца по ИНН из чека и берет статью из его карточки.

unf.demo.1c.ru⤢

Вторая опора - номенклатура. Химия и расходники учтены в 1С позициями с ценами, такси, парковка и прокат - услугами. Строки длинного чека бот сопоставляет с позициями по названию, а непонятные оставляет на статье продавца.

unf.demo.1c.ru⤢

Самый спорный пункт правил - к какому заказу отнести чек. Спрашивать бригадира мы не хотели: у кассы ему не до анкет. Решили брать заказ из графика выездов: кто прислал чек, в какой он сегодня бригаде и на каком объекте.

docs.google.com/document⤢

Рита в документе спросила про химию, купленную вечером на завтрашний объект. Ответили, что бот смотрит график на сегодня и на завтра и задает вопрос, только когда заказов два. Про возвраты в правилах не было ни строчки, и это всплыло позже.

Дни 10-1317-20 июля

Шестьдесят мятых чеков, тест Риты и первое утро

Перед запуском прогнали 60 июньских чеков и выбрали самые неудобные: мятые, выцветшие, длинные чеки хозмаркета на 12 строк. Сверяли с тем, что в июне вбила Тоня.

docs.google.com/spreadsheets⤢

С первого раза верно 49 из 60, ошибок 11. Пять промахов в суммах: итог он читал с фото, а не из кода, и на мятом чеке путал тройку с восьмеркой. Четыре в статьях: шиномонтаж бригадной машины ушел в химию, потому что продавца не было в 1С. И два одинаковых чека он принял оба, проверку дубля мы тогда держали только на сумме и дате.

Сумму стали брать только из QR-кода, дубль ловить по трем фискальным номерам, нового продавца отправлять Тоне. Второй прогон дал 57 из 60. Три непрошедших чека так и остались непрочитанными: термобумага из июньского конверта выцвела до белого, кода не видно. Свежий чек у кассы так не выглядит.

В пятницу Рита проверила бота сама, своим телефоном и своими чеками.

⤢

Чек из супермаркета у офиса бот никуда не отнес: Риты нет в графике выездов. Он спросил, офис это или заказ, и после ответа записал покупку в хозяйственные нужды. Старый июньский чек отправил Тоне, а не стал угадывать сумму. Рите это понравилось больше, чем само распознавание.

Включили в понедельник, 20 июля, в 8:00. Первый чек пришел в 8:17, такси бригады Гурия на Ванеева. К обеду в реестре было 34 чека, и Тоня не вбила ни одного.

web.telegram.org/a⤢

День 1623 июля, чт

Генеральная уборка на Бекетова: один чек с двух телефонов

В четверг бригада Светы делала генеральную уборку трехкомнатной квартиры на Бекетова. Утром Света и помощница Настя заехали в хозмаркет на Белинского. Платила Света: 3 859 ₽ за средство от налета, обезжириватель, микрофибру и пятилитровую канистру для окон.

Чек Света сфотографировала в 13:42, в перерыве. Настя об этом не знала и в 14:05 сняла тот же чек со стола в прихожей. Июньская привычка: кто держит чек, тот его и сдает.

⤢

Бот сравнил три поля из QR-кода: номер фискального накопителя, номер документа и фискальный признак. Все три совпали с чеком, принятым 23 минуты назад. Магазин и сумма тоже совпали, но решали не они: два одинаковых чека в один день в одном хозмаркете бывают, одинаковых ФН, ФД и ФП не бывает.

В июне этот чек приехал бы дважды, в конверте Светы и в кармане Насти. Сумма 3 859 ₽ среди 520 чеков ничем не выделяется. За 30 дней бот поймал 11 дублей, почти все так же, бригадир и помощник с одного объекта.

30 дней20 июля - 18 августа

Месяц с ботом: 4 часа вместо 26

Сравниваем июнь по конвертам, с 1 июня по 30 июня, и первый месяц бота, с 20 июля по 18 августа. В этот месяц попали и две недели, когда возвраты еще складывались с покупками.

Из 560 чеков 519 бот принял сам, на каждый у Тони уходит секунд 12: глянуть строку в реестре. В очередь попал 41 чек: 18 без QR-кода, 14 не прочитались с трех попыток, 9 бумажных возвратов. На них по 3 минуты с небольшим, как раньше.

docs.google.com/spreadsheets⤢

В июне Тоня тратила на чек около 3 минут каждый день, ровно и долго. С ботом среднее держится около 25 секунд и поднимается до 30-31 в дни, когда бригады везут больше квитанций за вывоз мусора.

Чеков стало на 40 больше, чем в июне. Часть прибавки - сезон: уборок после ремонта в июле и августе бюро делает больше, а под каждую нужен концентрат и вывоз мусора. Остальное - мелочь, которую раньше не сдавали: такси и парковка терялись до пятницы. Расходы по чекам за месяц - 263 140 ₽, это 7,6% выручки по отчету 1С.

unf.demo.1c.ru⤢

Итоги Тоня подвела сама, когда сдала Рите авансовые отчеты за месяц на неделю раньше срока.

web.telegram.org/a⤢

Деньги считаем в часах бухгалтера

Бот работает с расходами, а не с продажами, поэтому выгоду меряем часами Тони. Ее оклад 63 500 ₽, с взносами 30,2% и 176 часами в месяце час стоит бюро около 470 ₽.

Дубли деньгами мы не считали. Рита называет их главным выигрышем, но сколько из 11 Тоня поймала бы сама, проверить нельзя: в июне она нашла 2, а сколько пропустила, неизвестно. Переплата Гурию на срок тоже не влияет, деньги он вернул.

Освободившиеся часы Тоня отдала актам сверки с поставщиками химии. Раньше она добиралась до них раз в квартал, теперь сверяется каждый месяц.

Дубли и возвраты: что читать из QR-кода

• Дубль - только по ФН, ФД и ФП. Сумма, дата и магазин совпадают у разных покупок, особенно у бригады, которая берет одно и то же каждый день. Номер накопителя и номер документа вместе однозначно называют чек, фискальный признак подтверждает, что код не набран руками.
• Признак расчета читать всегда. В QR-коде чека есть поле n: 1 - приход, 2 - возврат прихода. Без него возврат выглядит обычной покупкой на ту же сумму, и бот складывает то, что надо вычитать.
• Возврат гасит конкретную покупку. Искать покупку того же сотрудника у того же продавца. Иначе возврат одного бригадира уменьшит возмещение другому.
• Бумага без кода - в очередь. Квитанции от руки и заявления на возврат бот читает плохо. Честная очередь бухгалтера лучше угаданной суммы.

Сколько бумажных возвратов останется, зависит от магазинов, не от бота. Рита попросила бригады возвращать товар через кассу с чеком, где это возможно. В «Профхимии» так и делают, на Белинского по-прежнему пишут заявление.

Вопросы и ответы