Часы бухгалтера на чеки в месяц
42 ч→3 ч
вместе с разнесением по поставкам
Кейс · Фулфилмент для селлеров · Распознавание документов
«Материалы по поставке я теперь вижу до того, как машина ушла на склад WB»
Демид держит фулфилмент для селлеров Wildberries в Красноярске: приемка, упаковка, маркировка, отгрузка. Мелкую упаковку смена докупает сама, и чеки годами ехали к бухгалтеру в конверте. Мы спросили его, как прошел месяц с ботом для чеков, что сломалось и окупилось ли.
- Ниша
- Фулфилмент для селлеров, 40 клиентов
- Город
- Красноярск
- Канал
- Telegram-бот для чеков
- Внедрение
- 3-15 апреля 2026
- Пакет
- Поток, 39 900 ₽
- Замер
- 4 марта - 2 апреля и 15 апреля - 14 мая
Время бухгалтера на один чек
5 мин→26 сек
в среднем, с ручной очередью
Чеков потеряно за месяц
17→4
без чека нет возмещения
Зачем вы вообще позвали нас с чеками?
«У нас 40 селлеров, склад на Брянской и две смены упаковщиков. Короба, стрейч, пупырку и термоэтикетки берем оптом, но каждый день чего-то не хватает, и старший смены едет в магазин. Чеки - в конверт, конверт - бухгалтеру в пятницу.»
Демид, владелец
Материалы мы перевыставляем селлерам по каждой поставке. Пока чеки лежали в конверте, я не знал, во что обошлась упаковка конкретной поставки, пока Полина не разберет месяц. А это середина следующего месяца.
Селлеры у нас разные: кто-то возит 30 коробов кроссовок в неделю, кто-то раз в месяц паллету постельного белья. На крупную поставку материалов уходит на 10-15 тысяч, и это не мелочь в счете.
Два раза было так: поставку уже выставили, а потом нашли чек на 40 коробов, которые на нее ушли. Звонить селлеру через месяц и просить доплатить - так себе разговор.
386чеков за 30 дней
5 минна один чек
42 чв месяц у бухгалтера
17чеков потеряно
Сколько это стоило в часах?
Полина считала по секундомеру, с 4 марта по 2 апреля. 386 чеков по 5 минут - это ввод в 1С. Еще 9 часов 50 минут уходило на то, чтобы разнести материалы по поставкам: на чеке написано «короб 60×40×40, 40 шт», а на какую поставку, знает только Анатолий.
«Я Анатолию звоню, он на складе, вокруг шум, рохля пищит. Он говорит: это, наверное, Ветрова. Наверное.»
Полина, бухгалтер
Всего 42 часа в месяц, больше пяти рабочих дней. 17 чеков за март потерялись совсем: выпали из кармана, остались в машине. Без чека Полина не возмещает, и смена потом покупает по своим.
Дни 1-43-6 апреля
Что оказалось в чеках, когда их разложили?
Мы отдали ребятам все мартовские конверты. Через три дня они показали таблицу, и я впервые увидел, на что смена тратит.
Восемь типов дали 356 из 386 чеков (92%). Короба, стрейч и пупырка - 221 чек, больше половины. Отдельно топливо: «Газель» каждый день ездит на склад WB и обратно. И парковка у склада, где машины стоят в очереди на приемку.
QR-код был почти на всех. Без него только упаковочный рынок на Северном шоссе, там пишут товарный чек от руки. Продавцов из чеков завели в 1С поставщиками, у каждого своя статья.
Дни 5-87-10 апреля
Что вас смутило в правилах бота?
Бот спрашивает у смены поставку, к которой относится чек: кнопками, из тех, что сегодня в работе на складе. Это мне понравилось сразу. Смутило другое: стрейч берут рулонами в запас, а уходит он на три-четыре поставки.
Я так и написал в комментарии. Договорились, что покупка в запас идет на объект «склад», а на поставки Полина списывает ее по норме: метр стрейча на короб. В 1С под это завели группы номенклатуры.
Дни 9-1111-13 апреля
Как вы проверяли, что бот не врет?
Ребята взяли 60 мартовских чеков, самые мятые. Полина заранее вбила их сама, и сравнивали с ее цифрами.
С первого раза без ошибок бот прочитал и разнес только 37 из 60 мятых чеков, меньше двух третей. Бот путал запас и поставку, принял дубль, когда один чек сняли дважды, и брал сумму с фото, а не из кода. Правила переписали, и второй прогон дал 57 из 60.
Три чека с заправки на Северном шоссе так и не прочитались: касса печатает QR бледно. Мне объяснили, что в работе бот попросит переснять прямо у кассы. Я сам съездил на эту заправку, заправился и снял чек. Со второго фото прочиталось.
Дубли бот ищет по ФН, ФД и ФП из QR-кода. Это номер кассы, номер документа и подпись. Один чек, снятый с двух телефонов, второй раз не пройдет.
Дни 13-1415-16 апреля
Как прошли первые два дня?
Запустили в среду, 15 апреля. Скрипт раз в час переносил реестр из таблицы в 1С: черновики авансовых отчетов и приход материалов на склад упаковки. Первый чек прислал Анатолий в 10:12.
В четверг смена паковала поставку Ветровой, постельное белье, объект «упаковка для WB». В 11:20 Анатолий докупил 40 коробов и 2 рулона стрейча на 4 960 ₽ и ткнул в боте ее поставку. К шести вечера Полина видела все материалы по ней: 12 380 ₽.
Машина ушла на склад WB в пятницу утром, и счет селлеру ушел вместе с материалами. Впервые материалы поставки сложились в сумму еще до сдачи на склад WB, а не месяцем позже. Ровно об этом я и просил на первой встрече.
Дни 25-2827-30 апреля
Когда вы поняли, что чеки попали в 1С дважды?
30 апреля, в четверг. Позвонила Ветрова: в счете за поставку 80 коробов, а приехало 40. Полина открыла 1С и увидела по одному чеку Анатолия два прихода. Потом открыла остатки: в 1С 40 рулонов стрейча, а на полке 22.
Началось все в понедельник, 27-го. На линии у провайдера случилась авария, и офис на Брянской сутки сидел без интернета. 1С у нас стоит на сервере в офисе, а бот в облаке, поэтому чеки смена слала как обычно. Скрипт, как и положено, ждал связь и копил очередь.
28-го в обед связь вернулась, и скрипт отправил в 1С все 52 чека за сутки разом. 1С на старом сервере разбирала их медленно. На 19 чеках скрипт не дождался ответа за минуту, решил, что не прошло, и через час отправил их еще раз. А 1С оба раза все провела: приход материалов и черновик авансового отчета.
Черновики Полина проводит сама, до выплаты Анатолию двойные не дошли. А материалы по поставкам за 28-30 апреля попали в счета селлерам дважды: три поставки, лишних 11 840 ₽. Ветровой я вернул ее 5 920 ₽ деньгами и извинился, двоим другим зачли переплату в следующий счет.
Исправление: номер из QR вместо надежды на связьКаждый чек теперь уходит в 1С со своим номером из QR-кода: ФН, ФД и ФП. Если документ с таким номером уже есть, 1С второй не создает, сколько бы раз скрипт его ни прислал. Повтор скрипт делает только после того, как спросил у 1С, дошел ли чек. Двойные приходы за 28 апреля Полина с ребятами удалили за вечер, а в 18:00 в рабочий чат теперь каждый день приходит сверка: сколько чеков в реестре и сколько документов в 1С.
Дни 29-441-16 мая
Что показал месяц с ботом?
Полина сравнила март, когда все шло через конверты, и месяц с ботом, с 15 апреля по 14 мая. Три дня с двойными приходами в замер вошли.
| Чеки склада | Конверты, март | Бот, 15.04-14.05 |
|---|---|---|
| Чеков за месяц | 386 | 412 |
| Минут Полины на один чек | 5 мин | 26 сек |
| Часов на чеки и поставки | 42 ч | 3 ч |
| Ушло в ручную очередь | 0 | 26 (6%) |
| Чеков потеряно | 17 | 4 |
Сверку в 18:00 ребята оставили и после ремонта. 13 мая она показала разницу в 2 чека. Оказалось, Полина завела в 1С руками два товарных чека с рынка, мимо бота, и сверка это заметила. Мне такая проверка нравится больше, чем «ошибок нет».
26 секунд - вместе с очередью. Чек с QR-кодом Полина смотрит секунд за 16, товарный чек с рынка - почти три минуты. Таких за месяц 26. Поставку бот не угадывает, ее выбирает смена кнопкой, и Анатолий говорит, что ошибается редко.
Тратим на упаковку столько же: бот коробов не удешевил. Запас по-прежнему раз в месяц делит по норме Полина. И в майские мы опять поймали чек на 40 коробов без поставки, просто его сфотографировали, а поставку выбрали «склад».
Итоги Полина подвела сама, когда я спросил ее в чате, сколько теперь уходит на чеки.
Окупилось? Считали в часах Полины
Час Полины - оклад 52 000 ₽ плюс 30,2% взносов на 176 рабочих часов, 385 ₽.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Часов на чеки до и после | 42 и 3 |
| Освободилось часов в месяц | 39 |
| Час бухгалтера с взносами | 385 ₽ |
| Экономия в месяц | 15 015 ₽ |
| Бот, распознавание, выгрузка в 1С | 2 100 ₽ в месяц |
| Остается в месяц | 12 915 ₽ |
| Пакет «Поток» | 39 900 ₽ разово |
| Окупаемость | около 13 недель |
Выходит около 13 недель. Быстрее не будет: смена у нас небольшая, и чеков три-четыре сотни в месяц. Переплату селлерам вернули, так что сбой с двойными приходами стоил нам в основном неловкого звонка Ветровой.
Есть цифра, которая для меня важнее часов. Материалы мы перевыставляем селлерам, и за месяц по отчету о продажах их было 286 300 ₽. Чеки смены за тот же месяц - 96 480 ₽, около 34% от этой суммы. Раньше эта треть всплывала через месяц.
Возврат Ветровой видно в банке отдельной строкой, рядом с возмещением Анатолию по реестру бота.
Какую ошибку вы бы не повторили?
Спросил бы с первого дня, что будет, когда пропадет связь. Бот работает в облаке, 1С стоит у нас в офисе, и между ними обычный интернет провайдера. В правилах от 10 апреля про это не было ни строчки. Я смотрел на сам бот, а не на то, как чеки доезжают до 1С.
Бот работал, смена фотографировала, а в 1С три дня лежали двойные приходы. Распознавание тут ни при чем. Сломалась труба между таблицей и 1С, а ее никто не видит, пока селлер не откроет счет.
«Теперь сверку в 18:00 я читаю раньше, чем почту. Если цифры разные, значит, между таблицей и 1С опять что-то не так.»
Демид, владелец
Что дальше с запасом склада?
Следующая дыра - тот самый запас. Стрейч и пупырку берем впрок, а на поставки Полина делит их по норме раз в месяц. Норма средняя, а селлеры разные: постельное белье в стрейч почти не мотаем, а посуду мотаем в три слоя.
Хочу, чтобы смена отмечала расход запаса по поставке так же кнопкой, как покупку. Ребята предупредили, что это уже не чеки, а учет склада, и считать его надо отдельно. Пока думаем, стоит ли оно того при наших 40 селлерах.
Еще одна мысль от Полины: раз материалы по поставке видны в тот же день, можно выставлять их селлеру отдельной строкой в счете за отгрузку, а не общей суммой в конце месяца. Двое крупных селлеров уже спросили, откуда берется сумма, и теперь им можно показать реестр.
Вопросы и ответы
Смена берет стрейч рулонами впрок. Как его разнести по поставкам?
Покупка в запас идет на объект «склад». На поставки бухгалтер списывает ее по норме раз в месяц, например метр стрейча на короб. Делить чек на месте смена не обязана.
Откуда бот знает, какие поставки сейчас в работе?
Из графика поставок, который старший смены ведет в таблице. Бот показывает кнопками поставки этого дня, выбирает человек.
Что, если связь с 1С опять пропадет?
Бот продолжит принимать чеки, а выгрузка дождется связи. Каждый чек уходит в 1С со своим номером из QR-кода, и второй документ с тем же номером 1С не создаст. Вечером в рабочий чат приходит сверка реестра с 1С.
Чек с упаковочного рынка написан от руки. Его примут?
Он уходит в очередь бухгалтера: без QR-кода сумму бот не утверждает. В мае таких было 26 из 412.
Как бот отсекает один чек, снятый двумя людьми?
В QR-коде есть номер кассы, номер документа и подпись. Если эта тройка уже лежит в реестре, второе фото бот отклоняет и пишет, кто прислал первое.
Водитель на трассе без связи. Чек потеряется?
Водитель снимает чек у кассы, а отправка уйдет сама, как только телефон поймает сеть у склада WB. У Руслана так было дважды за месяц, оба чека дошли к обеду.
Нужна ли доработка 1С УНФ?
Нет. Скрипт создает черновики авансовых отчетов и приход материалов через стандартный обмен, конфигурацию не трогали. Проводит документы бухгалтер.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите фото 30 чеков со склада за прошлый месяц: покажем, сколько бот прочитает по QR-коду и как разнести их по поставкам селлеров.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.