Позиции в дефектуре
30→3
из 312-315 ходовых, на утро
Кейс · Электротовары оптом · ИИ-агент
«Агент посчитал правильно, а прайс у завода был февральский»
Филимон держит оптовый склад электротоваров в Липецке. Мы спросили его, зачем складу агент закупок, сколько он терял весной, как проверял расчет и почему в апреле на склад приехали 19 лишних бухт кабеля.
- Ниша
- Электротовары оптом, склад и магазин
- Город
- Липецк
- Система
- 1С УНФ и Яндекс Почта
- Внедрение
- 24 марта - 6 апреля 2026
- Пакет
- ИИ-агент «Бизнес», 49 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и после
Заказы, сорванные из-за наличия
9%→3%
38 и 12 за 30 дней
Закупка у Илоны
130 мин→12 мин
в день, вместе с письмами
Позиции с запасом на 60+ дней
47→21
деньги ушли из склада в оборот
Зачем складу агент, если есть закупщица?
Три тысячи четыреста позиций, и весной всегда не хватает одних и тех же. Склад стоит в промзоне на Боевом проезде, при нем магазин для частных электриков. В 1С УНФ из этих 3 400 ходовых около 310: кабель и провод, автоматика, щиты, установочные, свет. Поставщиков 14, главных пять.
Покупают бригады, управляющие компании, магазины в Грязях, Ельце, Усмани, Данкове. Монтажник приезжает к восьми и хочет уехать с полной машиной за 20 минут. Нет одного сечения - едет к соседу и докупает там весь список.
«Весной у нас каждый год одно и то же. Кабель кончается в апреле, автоматы лежат с прошлого лета. Илона считает до восьми вечера, а утром монтажник уезжает к соседу.»
Филимон, владелец склада
Илона закупает с 2023 года и делает это хорошо. Но каждое утро она выгружала остатки в Excel, считала на калькуляторе и писала письма, у каждого поставщика свой бланк. Два с лишним часа в день, и все равно по памяти.
Сколько вы теряли в марте?
Я думал, что знаю. Оказалось, нет. Мы взяли 30 дней перед запуском, с 7 марта по 5 апреля, и считали дефектурой позицию, которой утром нет целой упаковкой: бухтой, коробкой автоматов, щитом.
30ходовых позиций в дефектуре каждое утро
38заказов уехали к соседям
47позиций с запасом на два месяца и больше
Сорвалось 38 заказов из 402 запросов, это 9%. Средний заказ у нас 11 600 ₽, и бригада увозит к соседу весь список, а не только кабель.
А рядом 47 позиций, которых на два месяца вперед. Это я прошлым летом набрал автоматов и щитов под скидку 7%. Весной этих денег на кабель и не хватило.
Что вас удивило в разборе запросов?
Обрезки. Ребята выгрузили почту отдела продаж и мессенджер склада за февраль и март: 347 переписок, 512 вопросов о наличии. Каждый разнесли по группам и отметили, было ли это у нас в тот день.
11 групп дали 440 из 512 вопросов (86%). Первое место у 3х2,5, 88 раз, и почти всегда одной фразой: «есть кабель ВВГнг 3х2,5 бухтами?». А в колонке «на складе» у кабеля стояло «частично».
По 1С кабель есть, а на полке обрезки по 20-40 метров. Бригада обрезки не берет. Я годами смотрел отчет с «120 метров в наличии» и думал, что все нормально.
Запросы шли от наших же покупателей из 1С: бригад, управляющих компаний, магазинов районов.
Почему агенту мало одной 1С?
Цены, сроки и минимальные суммы в учете не живут. Они в прайсах и письмах поставщиков. Агент читает и то и другое, утром делает черновую работу, а решает человек.
1С УНФ, 6:00Остатки, резервы, товар в пути и продажи за 8 недель по ходовым позициям.
Почта закупокСвежие прайсы и письма поставщиков: цены, упаковка, сроки, минимальная сумма.
РасчетСпрос с сезоном, страховой запас, целые бухты, лимит 45 дней продаж.
Telegram, 6:40Отчет Илоне и «ок» по каждому письму. Дороже 150 000 ₽ - мое «ок».
Яндекс ПочтаПисьмо уходит из ящика закупок в бланке поставщика.
Упаковку агент брал из прайса поставщика, а не из 1С. У нас в карточках единиц кабель 3х1,5 до сих пор значился бухтой 50 метров, и ребята сразу сказали, что карточкам верить нельзя. Про то, что прайсу тоже нельзя, мы узнали позже.
Что вы поправили в правилах сами?
Одно правило, но главное: в одном заказе не больше 45 дней продаж позиции, даже со скидкой. Это я написал прямо в комментарии к документу, после истории с автоматами.
Формулу Илона проверяла на своем калькуляторе. Вот как агент считал 3х2,5 от воронежского склада утром 6 апреля:
| Шаг | 3х2,5, 6 апреля |
|---|---|
| Спрос в день, продажи за 8 недель | 3 920 м / 56 = 70 м |
| Сезон апреля | × 1,25 = 87,5 м в день |
| Покрытие: поставка + интервал машин | 3 + 4 = 7 дней |
| Страховой запас 1,65 × 38 × √7 | 166 м |
| Нужно иметь | 87,5 × 7 + 166 = 778,5 м |
| Свободно, только целые бухты | 3 бухты, 300 м |
| Заказ вверх до бухты по 100 м | 478,5 м, это 5 бухт |
1,65 значит, что запаса хватит в 95 случаях из 100. Для ходового кабеля я выбрал именно его, для ламп и розеток хватает 1,28.
Как вы проверили, что он считает не хуже Илоны?
На прошлой весне. Взяли остатки на утро каждого из четырех понедельников апреля 2025 года, по 14 ходовых позиций, всего 56 расчетов, и сравнили заказ агента с тем, что тогда заказала Илона и что потом реально продалось.
Первый раз совпало 37 из 56, две трети. Он считал обрезки как наличие, не вычитал товар в пути, пропустил 5х4, которого просто не было на складе, и одно письмо вышло ниже минималки поставщика.
Со второго раза 53 из 56. Три расчета он так и не научился делать: две позиции со сменой артикула, одна из них попала в два понедельника. Я решил, что и не надо: пусть смотрит Илона. Она глянула на итог и сказала, что в 2025 году сама ошиблась бы в шести.
Каким было первое утро?
Понедельник, 6 апреля. В 6:40 у Илоны в Telegram отчет: 30 позиций в дефектуре, 41 позиция к заказу у пяти поставщиков на 684 200 ₽.
Илона сначала спорила. Почему 5х4 две бухты, если его не берут? Агент ответил цифрами: в марте спрашивали 11 раз, в апреле 2025 продали 180 метров. Письмо в Курск она отложила сама: у них с 15-го акция на боксы.
К 7:05 все ушло. В четверг Ян принял машину из Воронежа и сверил с заказом: 5 бухт 3х2,5, все совпало.
Первую неделю Илона по привычке пересчитывала каждую строку отчета на калькуляторе и выписывала расхождения на стикер. К пятнице стикер остался пустым, и в следующий понедельник она открыла только итог и письма. С тех пор на закупку у нее уходит минут двенадцать, вместе с кофе.
Откуда на складе 19 лишних бухт?
17 апреля, пятница, 8:40. Ян звонит: с кабельного завода 38 коробок 3х1,5, в каждой бухта по 100 метров. Мы ждали 1 900 метров, а приехало 3 800.
Агент считал во вторник: 1 899 метров на 10 дней с сезоном. Упаковку взял, как мы и договаривались, из прайса завода. А прайс у них был от 26 февраля, бухта 3х1,5 там по 50 метров. С 1 марта завод перешел на сотки, а менеджер прайс не обновил. В письме стояли только бухты, без метров, и мы с Илоной одобрили по привычке.
Выходит, агент округлил заказ на кабель ВВГнг-LS 3х1,5 до кратности 50 метров, которой у завода уже не было. 38 бухт вместо 19, и завод добросовестно прислал 19 лишних коробок.
Счет пришел на 366 200 ₽ вместо 259 800 ₽. Я часть оставил, сезон, кабель уйдет. Завод забрал 10 бухт, за обратную доставку мы заплатили 3 500 ₽. 9 бухт пролежали до 30 апреля, пока их не взял «ЭлектроМонтаж».
Исправили сверку упаковки: прайс проверяется по УПДУпаковку агент теперь сверяет с последним УПД поставщика, а не только с прайсом: разошлись - строка не уходит, вопрос у Илоны. В письме у каждой строки бухты и метры. Илона попросила у завода свежий прайс, в нем нашлись еще 2 позиции с новой упаковкой. До 5 мая агент дважды ловил расхождение прайса и УПД у других поставщиков, оба раза по делу.
Что изменилось за 30 дней?
Мерили март против апреля: 7 марта - 5 апреля без агента, 6 апреля - 5 мая с ним.
| Склад и закупка | Март, без агента | Апрель, с агентом |
|---|---|---|
| Ходовых позиций | 312 | 315 |
| В дефектуре на утро | 30 (10%) | 3 (1%) |
| Запросов покупателей | 402 | 396 |
| Сорвалось из-за наличия | 38 (9%) | 12 (3%) |
| Отгружено заказов | 364 | 384 |
| Ждали по сезону прошлого года и получили | 371 | 384 |
| Позиций с запасом больше 60 дней | 47 | 21 |
| Время Илоны на закупку | 130 мин в день | 12 мин в день |
Склад стал другим, это видно. Три позиции в дефектуре на 5 мая - 5х4, который завод возит раз в две недели, и то, что кончилось у самих поставщиков.
Спрос при этом остался прежним: запросов 396 против 402. Отгрузили на 20 заказов больше, но в прошлом году апрель и так был на 2% сильнее марта. Сверх сезона агенту остается 13 заказов.
Деньги из лишнего запаса возвращались постепенно: сверх 45 дней агент ничего не заказывал, и 26 позиций из 47 за месяц продались до нормы.
Агент уже отбил свои деньги?
Пока нет, и я это понимал заранее. Окупать агента должны заказы сверх сезона, а их немного: 13 за месяц при марже опта около 11%.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Отгружено по сезону и по факту | 371 и 384 за 30 дней |
| Заказов сверх сезона | 13 |
| Средний заказ по оплатам в 1С | 11 600 ₽ |
| Дополнительная выручка | 150 800 ₽ в месяц |
| Маржа склада | около 11% |
| Валовая прибыль | около 16 600 ₽ в месяц |
| Модель, почта и сервисы агента | около 1 900 ₽ в месяц |
| Пакет «Бизнес» | 49 900 ₽ разово |
| Окупаемость | около 15 недель |
Ошибка с бухтами обошлась в 3 500 ₽ обратной доставки и три недели денег в 900 метрах кабеля, это маржа двух-трех средних заказов. Илона сэкономила почти два часа в день, но уволить ее я не собирался, так что это экономия нервов, денег тут нет.
Что бы вы проверили до запуска?
Перед запуском попросил бы у каждого поставщика подтвердить упаковку письмом. Прайс устаревает молча, а УПД не врет.
И сразу писал бы метры рядом с бухтами. 38 бухт я бы не пропустил, если бы видел 3 800 метров.
«Агент считает лучше нас. А проверять надо не его, а то, что ему дали.»
Филимон, владелец склада
Вопросы и ответы
Агент поймет, что кабель продают и бухтами, и метражом?
Да, это настраивали первым. В расчет идут только целые бухты, обрезки остаются для розницы. Упаковку агент сверяет с прайсом и последним УПД поставщика.
Поставщики присылают прайсы в Excel, PDF и прямо в письме. Агент их прочитает?
Все три вида. Если позиции в прайсе нет или формат резко поменялся, он не угадывает, а пишет закупщику, какую строку не нашел.
Что, если поставщик сам ошибся в прайсе?
Так у нас и было. Теперь упаковка сверяется с последним УПД, и при расхождении строка не уходит в письмо. В письме у каждой строки метры рядом с бухтами, чтобы человек видел объем.
Нужен ли программист 1С?
Для чтения остатков и продаж хватило стандартной выгрузки через OData, ее включили за час. Документы в 1С агент не создает, заказы поставщикам проводит закупщица.
Можно подключить сразу всех поставщиков?
Можно, но начали с пяти, на которых около 80% закупок. Остальных подключаем по одному: у каждого свой прайс и свои условия.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Пришлите выгрузку из 1С и пару прайсов поставщиков: посчитаем дефектуру, лишний запас и покажем, где у вас расходится упаковка.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.