Время на типовой документ
105 мин→25 мин
от задачи до отправки или подписи
Кейс · Селлер обуви на WB · Обучение команды
Главбух искала ошибки ИИ, чтобы закрыть тему, и нашла две
Главный бухгалтер селлера обуви во Владимире согласилась на обучение, чтобы доказать, что ИИ в бухгалтерии не место. Через пять дней она сама написала первое правило работы с моделью, а через три недели юрист отправил претензию фабрике в обход этого правила.
- Ниша
- Обувь на WB и оптом, 38 моделей
- Город
- Владимир
- Формат
- Очный воркшоп, 2 занятия по 4 часа
- Работа
- 10-18 августа 2026
- Пакет
- Обучение команды, 89 900 ₽
- Замер
- 30 дней до и после
Главбух вернула на доработку
28%→6%
9 документов из 141
Типовых документов за 30 дней
132→141
те же пять человек
Часов на эти документы
231 ч→59 ч
в месяц на всю команду
День 110 августа, пн
Динара засекает минуты и не ждет от нас ничего хорошего
Компания продает кроссовки, кеды и ботинки на WB и оптом обувным магазинам Владимирской области. 38 моделей, склад на окраине Владимира, офис над складом. Документы делают пять человек: главный бухгалтер Динара, бухгалтер Тамара, юрист Гавриил, менеджер по опту Олеся и директор Емельян.
Динара с весны вела журнал: сколько минут уходит на каждый документ от задачи до отправки или подписи. Его мы и взяли за «до», 30 дней с 11 июля по 9 августа, до первой встречи с нами.
132типовых документа за 30 дней
105 минв среднем на один
231 чв месяц на всю команду
37 из 132Динара вернула на доработку
Час работы с взносами обходится компании около 450 ₽. Типовые документы стоили 103 950 ₽ в месяц, и это без доработок. Возвраты Динары съедали еще около 25 часов: каждый правили минут по 40.
«Я видела, что пишут эти ваши нейросети. Красиво и с выдуманными цифрами. Обучайте, но в мои отчеты пусть не лезет.»
Динара, главный бухгалтер
Емельян позвал нас, потому что юрист и менеджер уже открывали бесплатные чат-боты с телефона, а Динара узнавала об этом по странным оборотам в письмах. Запретить не получалось. Нужны были правила, которые Динара сама согласится подписать.
Дни 2-311-12 августа
402 документа за квартал: семь видов идут по кругу
Тамара выгрузила из почты и 1С УНФ все исходящие документы за май, июнь и июль. Мы разложили их по видам и посчитали, что повторяется.
Семь видов дают 85% документов, 340 из 402. Больше всего апелляций в WB по удержаниям и спорным возвратам, дальше ответы оптовикам о наличии размеров и цене, претензии фабрикам по браку, письма к актам сверки.
Расчеты НДС и пояснения в налоговую, 21 документ за квартал, Динара сразу вычеркнула. Мы не спорили: это мало, редко и с самой высокой ценой ошибки.
Отдельно посмотрели, где команда теряет время. В апелляциях в WB - на поиск номера поставки и фото бирок, в ответах оптовикам - на пересказ размерной сетки, в претензиях - на формулировки, которые Гавриил каждый раз собирал из старых писем. Это и есть работа для черновика: текст повторяется, цифры каждый раз свои.
День 413 августа, чт
Первое занятие: что нельзя отдавать модели
Очное занятие в переговорной над складом, четыре часа. Начали со списка того, что уходить в нейросеть не должно: ключи доступа к кабинету WB, паспорта и ИНН покупателей-физлиц, номера счетов, договоры с подписями целиком.
Гавриил признался, что месяц назад загрузил в бесплатный зарубежный сервис договор с фабрикой, чтобы найти пункт о сроке приемки. Ничего страшного не случилось, но Динара записала этот случай в черновик регламента вторым пунктом.
Работать договорились в YandexGPT и GigaChat по договору компании. Перед отправкой каждый документ проходит пять замен, а цифры в ответе модели сверяются с первоисточником.
Отдельно разобрали, чем модель опасна именно в бухгалтерии. Она не путает слова, она путает основания: уверенно называет удержание штрафом или считает выручку не по той цене. Динара на этом месте впервые за день что-то записала.
ИсходникОтчет WB, письмо оптовика, акт сверки или заказ из 1С УНФ.
Пять замен[Покупатель], [Подписант], [ИНН], [Счет], [Адрес].
Рабочий ИИYandexGPT или GigaChat по договору компании, шаблон под вид документа.
Сверка цифрЦены, количества и суммы из 1С и отчета WB, не из ответа модели.
ПодписьОтветственный по виду документа, претензии и акты еще и Динара.
День 514 августа, пт
10 выводов по «кроссовки»: Динара ищет, где модель соврет
Домашнее задание после первого занятия Динара выбрала себе сама. Взяла недельный отчет WB о реализации по группе «кроссовки», обезличила и задала модели 10 вопросов: сколько продали, сколько вернули, за что удержали, какая выручка к перечислению.
Потом весь вечер пятницы сверяла каждый вывод с отчетом и с номенклатурой в 1С. Говорит, искала повод закрыть тему.
Восемь выводов совпали до рубля. В двух модель ошиблась. Обратную логистику на 2 340 ₽ она назвала штрафом. А выручку посчитала по цене до скидки WB, и вышло 214 600 ₽ вместо 196 000, на 18 600 ₽ больше.
В понедельник Динара пришла с этой таблицей и сказала то, на что мы не рассчитывали.
«Восемь из десяти лучше, чем я думала. Но две ошибки в деньгах - это два письма в WB, над которыми будут смеяться. Пользуемся, только каждую цифру проверяем. Всегда, без «я спешил».»
Динара, главный бухгалтер
Дни 6-815-17 августа
Регламент на одну страницу и семь документов дважды
Регламент Динара и Гавриил писали в Google Документе на выходных. Мы предлагали формулировки, они правили. Правило про сверку цифр Динара переписала сама и поставила первым.
17 августа, на втором занятии, задание было такое: свой реальный документ сначала по-старому, с секундомером, потом через шаблон в рабочем сервисе. По-старому семь документов потребовали 695 минут, с шаблонами 174.
Красных строк две. Олеся взяла цену с карточки WB вместо оптового прайса, ответ ушел бы магазину с розничной ценой. Тамара вставила в промпт ИНН покупателя. Обе ошибки поймала сверка с 1С до отправки.
День 918 августа, вт
20 заданий на старых документах
Аттестация - по пять заданий на человека, все на документах компании за июль. С первой попытки без замечаний прошли 13 из 20.
После разбора стало 19. Ответ на требование «Честного знака» о расхождении в маркировке не засчитали: модель уверенно ссылалась на пункт правил, которого нет. Такие ответы пишет Гавриил сам, это вписали в регламент вечером.
День 1019 августа, ср
КП в Ковров ушло через 14 минут
В среду команда начала работать по регламенту. В 10:38 обувной магазин из Коврова прислал запрос: три модели кроссовок, размерная сетка, цена от 50 пар. В 10:52 Олеся отправила ответ.
Черновик написала модель, цены и остатки Олеся взяла из 1С УНФ, как требует регламент, а не из ответа ИИ. Магазин заказал к вечеру, заказ на 132 900 ₽ лежит в 1С.
Первую неделю Динара просматривала каждый документ, который делался с ИИ. Правок к пятнице было меньше, чем она ждала.
Дольше всего в первые дни шла сверка. Апелляция в WB по удержанию за неверную маркировку короба заняла у Гавриила 52 минуты, из них полчаса он сверял номера поставки и баркоды с отчетом. Раньше такая апелляция занимала около двух часов: та же сверка плюс текст, собранный из трех старых писем.
Тамара в среду принесла Динаре пояснение к недельному отчету, и Динара вернула его с двумя правками. Одна была в формулировке, вторая - слово «штраф» там, где по отчету была обратная логистика. Та самая ошибка модели из пятничной проверки, только теперь ее поймали до отправки.
Дни 19-2228-31 августа
Претензия фабрике в пятницу вечером и сверка в понедельник
28 августа, в пятницу, Гавриил готовил претензию фабрике по браку подошвы у мужских беговых кроссовок. Дал модели обезличенный отчет WB о возвратах за две недели и попросил посчитать бракованные пары. Модель насчитала 38, Гавриил проверил текст, ссылки на договор и в 18:40 отправил претензию на 55 100 ₽.
Цифру с отчетом он не сверил. Конец недели, Динара ушла раньше, а текст выглядел безупречно.
В понедельник, 31 августа, Динара делала свою обычную сверку недельного отчета WB с возвратами в 1С. По этой модели возвратов с браком оказалось 46. Восемь пар покупатели вернули с причиной «не соответствует описанию», но на фото та же отклеенная подошва. Модель считала только строки с причиной «брак».
8 парне попали в претензию
11 600 ₽недозаявлено фабрике
5 из 8фабрика приняла по дополнению
4 350 ₽потеряли: 3 пары после срока приемки
К обеду Гавриил отправил дополнение на 8 пар. Фабрика приняла 5: по договору брак заявляют в течение 14 дней с приемки партии, и три пары из ранней поставки опоздали. 4 350 ₽ компания не вернула.
Исправление: вторая подпись там, где сумма большаяВ регламенте появилась вторая подпись: претензии и апелляции с суммой выше 30 000 ₽ уходят только после сверки Динары. Шаблон претензии теперь просит модель выписать все причины возврата, а не только «брак», и человек решает, какие из них брак.
Динара потом сказала, что правило «проверять всегда» не сломалось, его просто обошли в пятницу вечером. Поэтому вторую подпись она поставила именно туда, где сумма большая и спешка обычная.
30 дней19 августа - 17 сентября
Месяц по регламенту: 25 минут вместо 105
Отрезки по 30 дней: до обучения с 11 июля по 9 августа, после с 19 августа по 17 сентября. Минуты Динара считала так же, по журналу от задачи до отправки.
| Типовые документы | До обучения | После |
|---|---|---|
| Документов за 30 дней | 132 | 141 |
| Минут на документ в среднем | 105 | 25 |
| Часов в месяц на команду | 231 | 59 |
| Вернула на доработку главбух | 37 (28%) | 9 (6%) |
| Претензий фабрикам с ошибкой в цифрах | - | 1 |
Дольше всего по-прежнему апелляции в WB: 35-40 минут, потому что их сверяют с отчетом построчно. Быстрее всего ответы оптовикам, около 15 минут.
Возвратов на доработку стало 9 вместо 37. Почти все - мелочи по формулировкам. По цифрам после 31 августа Динара вернула два документа. Оба раза цифру взяли из ответа модели, а не из 1С, и оба раза это поймала вторая подпись.
| Статья | Значение |
|---|---|
| Освободилось часов в месяц | 172 ч |
| Стоимость часа с взносами | 450 ₽ |
| Экономия в месяц | 77 400 ₽ |
| Рабочий доступ к YandexGPT и GigaChat | 3 000 ₽ в месяц |
| Пакет «Обучение команды» | 89 900 ₽ разово |
| Окупаемость | около 5 недель |
Часы не превратились в увольнения. Тамара взяла на себя сверку маркировки, до которой раньше не доходили руки, а Гавриил наконец разобрал спорные удержания WB за весну.
Итоги месяца в рабочий чат прислала сама Динара, раньше, чем мы успели их свести.
Налоговые пояснения и НДС Динара по-прежнему пишет сама, без модели. На планерке 14 сентября Олеся сказала, что ответ магазину из Мурома уже готов, и Динара задала один вопрос: «Цены из 1С сверила?» Олеся показала строку в 1С, и письмо ушло.
Вопросы и ответы
Зачем бухгалтерии черновик от ИИ, если главбух все равно все перечитывает?
Читать и сверять готовый текст выходит в несколько раз быстрее, чем собирать его из старых писем. Модель отвечает за формулировки, человек за суммы и количества из 1С и отчета WB. Цифру, пришедшую из ответа модели, сверяют до отправки.
Можно ли загружать отчет WB о реализации в нейросеть?
Обезличенный, в сервис, с которым у компании договор и данные хранятся в России. Ключи доступа к кабинету WB и персональные данные покупателей туда не уходят никогда.
Как не повторить историю с 38 парами?
Две вещи. Просите модель показать, по каким строкам она считала, и смотрите, все ли причины попали. И ставьте вторую подпись на документы с крупной суммой: проверка нужна именно там, где обычно спешат.
Очный воркшоп или онлайн?
Для команды из пяти человек в одном офисе очный удобнее: видно, кто где застрял, и задания делаются на своих документах. Два занятия по 4 часа и аттестация заняли около 10 часов на человека за 9 дней.
Артем Кузьмин
Основатель AviGrowth, GreenMP, Digital Core и SFB. Частный инвестор.
С 2015 года строю бизнесы, которые живут на трафике. AviGrowth ведет кабинеты на Авито, GreenMP - магазины на маркетплейсах, Digital Core внедряет ИИ. Четыре компании, 60+ человек в команде, 170 млн рублей оборота в год.
- Бизнесов в работе
- 100+
- Человек в команде
- 60+
- Оборот в год
- 170 млн ₽
- Клиентов по рекомендации
- 84%
Хотите так же
в своей нише?
Покажите, какие письма и претензии ваша бухгалтерия пишет каждую неделю: разберем, что можно отдать ИИ, а что лучше оставить главбуху.
Заявка отправлена
Свяжемся в рабочее время, уточним задачу и договоримся о бесплатном демо на ваших данных.